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Zuletzt aktualisiert: 15. Februar 2021

Häufig werden beim Ausfüllen der Steuererklärung die Aufwendungen für Arbeitsmittel unter den Werbungskosten vernachlässigt oder irrtümlich zu niedrig angesetzt. Das liegt vor allem daran, dass im Zusammenhang mit den Regelungen und Bestimmungen rund um die Werbungskosten, die abgesetzt werden können, häufig Fragen auftreten oder im Vorfeld keine Belege als Nachweise gesammelt wurden.

Jeder kann die Kosten, die ihm im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit entstanden sind, steuerlich geltend machen. Selbst ein privat genutzter Gegenstand kann ein steuerlich absetzbares Arbeitsmittel sein, sofern er mindestens zu 10 Prozent für berufliche Zwecke nutzt. Zu solchen Arbeitsmitteln zählen beispielsweise Aktentaschen, Computer, Smartphones, Fachliteratur und auch Büromöbel wie der Schreibtisch oder das Regal.




Das Wichtigste in Kürze

  • Private Gegenstände wie Computer können auch steuerlich absetzbare Arbeitsmittel sein, sofern du sie mindestens zu 10 Prozent für berufliche Zwecke nutzt. Beispiele für solche Gegenstände sind die Aktentasche, das Smartphone, der Schreibtisch, das Bücherregal oder Fachliteratur.
  • Nutzt du das Arbeitsmittel zu mehr als 90 Prozent beruflich, darfst du die Anschaffungskosten sogar vollständig absetzen, andernfalls den entsprechenden beruflichen Kostenanteil.
  • Eine offizielle Pauschale für Arbeitsmittel gibt es nicht. Inoffiziell hat sich jedoch eine Nichtbeanstandungsgrenze von 110 Euro etabliert.

Hintergründe: Was sind Aufwendungen für Arbeitsmittel?

Der Begriff Aufwendungen für Arbeitsmittel meint im Grunde Ausgaben für Arbeitsmittel(1). Das sind Werbungskosten, die deine Steuerlast mindern, weil du sie von deinem Einkommen abziehen darfst. Die Werbungskosten sind in Paragraf 9 des Einkommensteuergesetzes geregelt(2). Zu den Werbungskosten gehören alle beruflich veranlassten Ausgaben.

Diese Ausgaben sind jene für Arbeitsmittel, also für Gegenstände, die du für die Ausführung deiner Arbeit benötigst und nutzt(3). Da du sie aus beruflichen Gründen angeschafft hast, kannst du sie als Werbungskosten in deiner Steuererklärung absetzen, sofern dein Arbeitgeber sie dir nicht bereits steuerfrei ersetzt hat.

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Als Arbeitsmittel gelten alle Gegenstände, die du zur Ausübung deiner Tätigkeit benötigst. (Bildquellen: Unsplash/ Jonathan Kemper)

Wie das Absetzen funktioniert und was du dabei beachten musst erklären wir dir im Folgenden. Du findest außerdem Antworten auf alle primär wichtigen Fragen rund um das Thema.

Wie setze ich Arbeitsmittel ab?

In der Anlage N deiner Steuererklärung werden Werbungskosten benannt. Du findest dort auch ein Feld zum Eintragen der Aufwendungen für Arbeitsmittel.

Hast du das jeweilige Arbeitsmittel im Jahr 2018 oder später angeschafft, liegt die Anschaffungsgrenze bei 800 Euro, also 952 Euro inklusive der Mehrwertsteuer. Das bedeutet, dass du Kosten bis zu diesem Betrag in voller Höhe absetzen kannst.

Arbeitsmittel, die über der Anschaffungsgrenze liegen, musst du über die Jahre der Nutzungsdauer abschreiben.

Liegt das Kaufdatum jedoch vor 2018, so dürfen die Einzelkosten bis zu 410 Euro betragen, also 487,90 Euro inklusive Mehrwertsteuer, um sie vollständig absetzten zu können(8, 9). Liegt das Arbeitsmittel jedoch preislich über dieser Grenze, so kann es abgeschrieben werden.

Dafür hat jedes Arbeitsmittel eine festgeschriebene übliche Nutzungsdauer, welche du in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums (4) für jedes Wirtschaftsgut nachschauen kannst.

Was gilt als Arbeitsmittel?

Als Arbeitsmittel gelten alle Gegenstände, die du für die Ausführung deiner Arbeit benötigst und nutzt(3). Arbeitsmittel sind materielle Güter wie zum Beispiel Schreibwaren, Computer, Berufskleidung, Werkzeug, Fachliteratur oder das Smartphone.

Dazu zählen jedoch auch immaterielle Wirtschaftsgüter wie der Telefonanschluss, Software oder die Handyfinanzierung(5). Das Finanzamt erkennt all jene Kosten an, die durch den Beruf der jeweiligen Person veranlasst sind. So kann beispielsweise ein Tauchlehrer seine Taucherausrüstung als Berufsbekleidung absetzen, ein Sportlehrer jedoch nicht.

Im Folgenden findest du eine Auflistung weiterer beispielhafter Arbeitsmittel:

  • Aktentasche/-koffer
  • Taschenrechner
  • Einrichtungsgegenstände für das Arbeitszimmer (z. B. Schreibtisch, Stühle, Regale, Lampen, Papierkorb, Pinnwand, Uhr, etc.)
  • Diktiergeräte
  • USB-Stick
  • ...

Wie du siehst sind, die Gegenstände, die man als Werbungskosten absetzen kann, stark von der individuellen Berufsgruppe abhängig.

Gibt es eine Pauschale für Arbeitsmittel, für die kein Nachweis benötigt wird?

Inoffiziell hat sich eine Nichtbeanstandungsgrenze von 110 Euro etabliert. Bis zu diesem Betrag verzichten viele Finanzämter auf einen Nachweis für Arbeitsmittel, darauf hat man jedoch keinen Rechtsanspruch.

Du solltest stets alle Rechnungen und Belege für Arbeitsmittel, die du einträgst, aufheben, da offiziell keine Pauschale für Arbeitsmittel existiert.

Finanzbeamte können Aufwendungen für Arbeitsmittel ohne Nachweise immer streichen(6).

Welche Kosten werden wie berücksichtigt?

Wenn das einzelne Arbeitsmittel nicht mehr als 952 Euro brutto (800 Euro netto + 19 Prozent Mehrwertsteuer) gekostet hat, kannst du die gesamten Anschaffungskosten in voller Höhe steuerlich absetzen. Für Anschaffungen bis Ende 2017 lagen die Grenzwerte jedoch mit 487,90 Euro (410 Euro netto + 19 Prozent Mehrwertsteuer) deutlich niedriger(8, 9).

Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist notwendig, sofern die Anschaffungskosten des Arbeitsmittels 952 Euro überschreiten. Ist dies der Fall, musst du die Arbeitsmittel über ihre übliche Nutzungsdauer gemäß der AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums (4) abschreiben. Für Büromöbel gelten zum Beispiel 13 Jahre, für Computer, Laptop, Tablet oder Peripheriegeräte 3 Jahre.

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Arbeitsmittel, wie beispielsweise Büromöbel, überschreiten häufig die Anschaffungsgrenze von 952 Euro brutto. Diese können über ihre übliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. (Bildquellen: Unsplash/ Chalo Garcia)

Du darfst neben den Anschaffungskosten auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten steuermindernd ansetzen.

Wie verhält es sich mit privaten Gegenständen, die später beruflich genutzt werden?

Wirtschaftsgüter, die zunächst privat genutzt wurden oder gar ein Geschenk waren, können ab dem Zeitpunkt der beruflichen Nutzung auch als Werbungskosten angegeben werden. Diese Güter kannst du zu einem Arbeitsmittel „umwidmen“ und damit dem steuerrelevanten Bereich zuordnen(10).

Du musst bei der Abschreibung monatsgenau abrechnen.

Beträgt der Restwert des Arbeitsmittels bei der Umwidmung 952 Euro (800 Euro zuzüglich Umsatzsteuer), kannst du es in voller Höhe absetzen. Liegt der Restwert jedoch über 952 Euro, müssen die Anschaffungskosten auf die übliche Nutzungsdauer aufgeteilt werden.

Kostet ein Schreibtisch für das Büro beispielsweise 1.300 Euro, so müssen diese Kosten auf 13 Jahre aufgeteilt werden. Das ergibt einen jährlichen Abschreibungsbetrag von 100 Euro. Du darfst entsprechend 100 Euro in deine Steuererklärung eintragen.

Kaufst du ein Arbeitsmittel erst im Juli statt im Januar, dann darfst du es im Jahr des Kaufs nur sechs Monate abschreiben, da eine zeitanteilige Abschreibung (pro rata temporis) gilt(7).

Ist ein teilweiser Abzug bei gemischter Nutzung (beruflich und privat) möglich?

Damit ein Gut als Arbeitsmittel gilt, welches du steuerlich absetzen kannst, musst du es tatsächlich mindestens zu 10 Prozent beruflich nutzten. Verwendest du es weniger als 10 Prozent privat, darfst du die Kosten vollständig absetzen. Nutzt du es privat mehr als 10 Prozent, musst du den beruflichen Anteil schätzen.

Du darfst für den beruflichen Anteil Werbungskosten absetzen, für den privaten nicht. Das Finanzamt erwartet dafür einen sinnvolle Berechnungsgrundlage wie die zeitliche (z. B. beim Computer) oder flächenmäßige (z. B. beim Regal) Nutzung(10).

Wie verhält es sich mit gestellten Arbeitsmitteln?

Erhältst du von deinem Arbeitgeber kostenfrei Arbeitsmittel wie einen Laptop oder Drucker zur betrieblichen Nutzung gestellt, darfst du diesen auch privat nutzen. Versteuert werden muss dabei nichts. Druckerpapier oder Zubehör, welches du dir selbst beschaffst, kannst du jedoch als Werbungskosten angeben. Dafür benötigst du die Belege.

Wie hoch dürfen Werbungskosten maximal sein?

Die Höhe der Werbungskosten ist in der Regel kein Kriterium. Es existiert grundsätzlich keine Höchstbetragsbeschränkung, damit alle tatsächlich angefallenen Werbungskosten auch abgesetzt werden können. Sofern die Kosten bezogen auf die berufliche Stellung und das Gehalt angemessen sind, kann das Arbeitsmittel auch ungewöhnlich viel gekostet haben.

Welche Werbungskosten können noch abgesetzt werden?

Da als Werbungskosten alle Kosten gelten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit entstanden sind, können auch Kosten abgesetzt werden, die in Zusammenhang mit der Bewerbung, Fahrten oder der Kontoführung entstanden sind.

Hier einige Beispiele für weitere Kosten, die man steuerlich absetzen kann:

  • Fahrtkosten zur Arbeit (Entfernungspauschale)
  • Berufsverband (z. B. Gewerkschaftsbeiträge)
  • Fortbildungskosten
  • Bewerbungskosten
  • Umzugskosten und doppelte Haushaltsführung
  • Reisekosten bei Auswärtstätigkeit und Verpflegungsmehraufwand
  • Kontoführungsgebühren
  • Steuerberatungskosten

Es gibt insgesamt eine Vielzahl von Werbungskosten, die steuerlich geltend gemacht werden können(11).

Fazit

Anhand dieser Informationen wird deutlich, dass sich das Sammeln von Belegen bei der Anschaffung von Arbeitsmitteln für die private Finanzplanung lohnt. Für einen finanziellen Vorteil ist es ratsam, die Anlage N der Steuererklärung ordentlich auszufüllen, Werbungskosten anzugeben und die erworbenen Arbeitsmittel aufzulisten. Dies gilt insbesondere, da es für Werbungskosten und im Speziellen für Aufwendungen für Arbeitsmittel keine Höchstbetragsbeschränkung gibt.

Es ist durchaus sinnvoll auch Belege und Nachweise aufzuheben, welche für Möbel wie Regale ausgegeben wurden, da auch diese zu steuerlich absetzbaren Gütern umgewidmet werden können, sobald diese in den beruflichen Gebrauch übergehen. Das Aufgreifen von Ausgaben für Arbeitsmittel ist selbst dann sinnvoll, wenn keine Belege vorliegen, da sich inoffiziell eine Nichtbeanstandungsgrenze von 110 Euro etabliert hat. Viele Finanzämter verzichten bis zu dieser Grenze auf einen Nachweis für Arbeitsmittel. Dafür gibt es jedoch keinen Rechtsanspruch.

Bildquelle: Sutarmjam/ 123rf.com

Einzelnachweise (11)

1. „Duden | Aufwendungen | Rechtschreibung, Bedeutung, Definition, Herkunft“.
Quelle

2. „§ 9 EStG - Einzelnorm“.
Quelle

3. „Duden | Arbeitsmittel | Rechtschreibung, Bedeutung, Definition, Herkunft“.
Quelle

4. Bundesministerium der Finanzen, Aktenzeichen: IV D 2-S 1551-188/00, B/2-2-337/2000-S 1551 A, S 1551-88/00, Fassung vom: 15.12.2000
Quelle

5. Smartsteuer, „Arbeitsmittel ⇒ Lexikon des Steuerrechts“, 23. Dezember 2020.
Quelle

6. Steuertipps, „Steuererklärung“: Wo das Finanzamt nicht so genau hinschaut, 12.05.2020.
Quelle

7. „Lineare Abschreibung berechnen: Formel und Beispiel | Rechnungswesen - Welt der BWL“.
Quelle

8. Mathis Büchi, „Experte erklärt“, 20.03.2018.
Quelle

9. Lohnsteuer kompakt forium GmbH, „Steuererklärung | Arbeitnehmer > Werbungskosten > Arbeitsmittel“.
Quelle

10. Steuertipps, „Dinge kaufen, die Du für die Arbeit brauchst“.
Quelle

11. Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V, „Was sind Werbungskosten?“, 01.04.2020.
Quelle

Warum kannst du mir vertrauen?

Dudeneintrag
„Duden | Aufwendungen | Rechtschreibung, Bedeutung, Definition, Herkunft“.
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Gesetztestext
„§ 9 EStG - Einzelnorm“.
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Dudeneintrag
„Duden | Arbeitsmittel | Rechtschreibung, Bedeutung, Definition, Herkunft“.
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AFA-Tabelle
Bundesministerium der Finanzen, Aktenzeichen: IV D 2-S 1551-188/00, B/2-2-337/2000-S 1551 A, S 1551-88/00, Fassung vom: 15.12.2000
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Lexikon Steuerrecht
Smartsteuer, „Arbeitsmittel ⇒ Lexikon des Steuerrechts“, 23. Dezember 2020.
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Artikel
Steuertipps, „Steuererklärung“: Wo das Finanzamt nicht so genau hinschaut, 12.05.2020.
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Wissenschaftliche Literatur
„Lineare Abschreibung berechnen: Formel und Beispiel | Rechnungswesen - Welt der BWL“.
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Artikel
Mathis Büchi, „Experte erklärt“, 20.03.2018.
Gehe zur Quelle
Lohnsteuer FAQ
Lohnsteuer kompakt forium GmbH, „Steuererklärung | Arbeitnehmer > Werbungskosten > Arbeitsmittel“.
Gehe zur Quelle
Artikel
Steuertipps, „Dinge kaufen, die Du für die Arbeit brauchst“.
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Artikel
Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V, „Was sind Werbungskosten?“, 01.04.2020.
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