Bewirtungsbeleg
Zuletzt aktualisiert: 17. Dezember 2020

Geschäftsessen erfreuen sich weiterhin froher Beliebtheit - vor allem, wenn diese steuerlich abgesetzt werden können. Allerdings scheitern Unternehmen immer wieder an der korrekten Antragsstellung über einen Bewirtungsbeleg. Um Bewirtungskosten beim Finanzamt geltend zu machen, ist es wichtig, einen solchen Beleg korrekt und vollständig auszufüllen.

In diesem Ratgeber geben wir dir alle Informationen, die du brauchst, um den richtigen Umgang mit Bewirtungsbelegen zu lernen. Dazu gehören Fragen zu den genauen Angaben, die gemacht werden müssen, aber auch Informationen über die Art der Kosten, die abgesetzt werden können und die Anlässe, die ein Geschäftsessen begründen. Nach diesem Artikel solltest du umfassend informiert sein, um Bewirtungsbelege zu verstehen und sie erfolgreich geltend zu machen.




Das Wichtigste in Kürze

  • Über einen Bewirtungsbeleg können Bewirtungskosten, die aus beruflichen Anlässen entstanden sind, steuerlich abgesetzt werden.
  • Abhängig von der Gästeliste können 70 oder 100% der Bewirtungskosten abgesetzt werden. Es wird zwischen Mitarbeiter- und Kundenbewirtung unterschieden.
  • Damit das Finanzamt den Bewirtungsbeleg akzeptiert, muss der Beleg korrekt und vollständig ausgefüllt werden. Dabei gelten unterschiedliche Regeln für normale Rechnungen und Kleinbetragsrechnungen.

Hintergründe: Was du über Bewirtungsbelege wissen solltest

Bevor du das nächste Mal ein Geschäftsessen steuerlich absetzen möchtest, solltest du dich über ein paar wichtige Punkte bezüglich Bewirtungsbelege informieren. In den nachfolgenden Abschnitten stellen wir dir alle Informationen zusammen, die du benötigst, um den Beleg auszufüllen und die Kosten tatsächlich abzusetzen.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Mit einem Bewirtungsbeleg können Bewirtungskosten abgesetzt werden. Darunter versteht man Kosten, die bei der Beköstigung anderer Menschen im betrieblichen oder beruflichen Bereich entstehen. Dazu gehören unter anderem Geschäftsessen oder auch, unter bestimmten Umständen, Betriebsfeiern. Wichtig ist, dass die Bewirtung in einer Gaststätte stattfindet und nicht etwa zu Hause (1).

Laut R 4. 10 Einkommenssteuerrichtlinien (2) zählen zu den Bewirtungskosten generell Speisen, Getränke und sonstige Genussmittel. Je nach Art der Bewirtung und bewirteter Gäste können dabei 70 oder sogar 100% der Kosten steuerlich abgesetzt werden.

Wichtig ist, dass diese Bewirtungskosten in Form eines Bewirtungsbelegs nachgewiesen werden können. Dabei handelt es sich um eine maschinelle Quittung - Unternehmer sollten also darauf achten, dass die Rechnung tatsächlich maschinell registriert ist (3). Der Beleg wird durch das Finanzamt geprüft, das darüber entscheidet, ob die Kosten anerkannt und steuerlich abgesetzt werden können. Daher sollte der Beleg immer vollständig ausgefüllt sein (4).

Was ist der Unterschied zwischen einem Bewirtungsbeleg und einer Rechnung?

Eine normale Restaurantrechnung gilt nicht als Bewirtungsbeleg. Das liegt vor allem daran, dass auf einem Beleg eine Reihe von Angaben verpflichtend gemacht werden müssen, die in der Regel auf einer regulären Rechnung nicht auftauchen. Reine Quittungen oder Rechnungen werden vom Finanzamt generell nicht akzeptiert.

Bewirtungsbeleg

Ein Bewirtungsbeleg sollte immer unterschrieben werden. (Bildquelle: unsplash / Cytonn Photography)

Einige Restaurants stellen direkt Rechnung aus, die einen entsprechenden Vordruck auf der Rückseite haben. In diesem Fall ist dieser einfach auszufüllen. Fehlt ein solcher Vordruck, muss der Bewirtungsbeleg gesondert ausgestellt und zusammen mit der Rechnung verwaltet werden. Vorlagen dafür sind zahlreich im Internet zu finden (5).

Welche Angaben müssen auf einem Bewirtungsbeleg gemacht werden?

Das konkrete und vollständige Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs ist extrem wichtig: Fehlt auch nur eine Angabe, hat das Finanzamt die Möglichkeit, das steuerliche Absetzen der Kosten direkt zu verweigern. Du solltest dir also genau notieren, welche Informationen obligatorisch sind und auf keinen Fall fehlen dürfen.

Die Vorgaben des Bewirtungsbelegs unterscheiden sich dabei je nach Höhe der Bewirtungskosten. Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro sind folgende Angaben wichtig:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Alle verzehrten Speisen und Getränke (mit Einzel- und Gesamtpreis)
  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuersatz
  • Bruttobetrag
  • Trinkgelder
  • Anlass der Bewirtung
  • Bewirtete Personen
  • Firma oder Unternehmen des Gastgebers
  • Datum
  • Unterschrift

Ab 250 Euro gilt der Bewirtungsbeleg als normale Rechnung. In diesem Fall sind alle Angaben notwendig, die auch für eine Kleinbetragsrechnung gemacht werden müssen. Dazu kommen allerdings noch:

  • Name und Anschrift des Gastgebers
  • Empfänger der Rechnung
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants
  • Rechnungsnummer

Nur, wenn alle Angaben vollständig und detailliert dargelegt werden, kann der Bewirtungsbeleg vom Finanzamt akzeptiert werden. Sollten alle Informationen stimmen und vom Amt bestätigt werden, werden die Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt.

Welche Kosten sind über einen Bewirtungsbeleg absetzbar?

Prinzipiell sind die Kosten für Speisen und Getränke über einen Bewirtungsbeleg absetzbar. Die Höhe dieser Kosten ist abhängig von den bewirteten Personen. Unterschieden wird dabei zwischen der Mitarbeiterbewirtung und der Kundenbewirtung.

Art Beschreibung Anteil der absetzbaren Kosten
Mitarbeiterbewirtung Nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens werden bewirtet 100%
Kundenbewirtung Mindestens eine Person aus einem anderen Unternehmen wird bewirtet 70%

Im Falle der reinen Mitarbeiterbewirtung können also die kompletten Kosten abgesetzt werden.

Generell gilt: Die Kosten der Bewirtungen sollten in einem gesunden Verhältnis zum Anlass stehen.

Sobald ein Partner aus einem anderen Unternehmen oder ein Kunde ebenfalls am Geschäftsessen teilnimmt, handelt es sich um eine Kundenbewirtung. In diesem Fall gelten laut Paragraf 4 Absatz 5 Nummer 2 (6) 30 Prozent der Kosten als privat.

Neben den Kosten für Speisen und Getränke können auch Trinkgelder und gegebenenfalls Garderobengebühren steuerlich über einen Bewirtungsbeleg abgesetzt werden, da sie im weiteren Sinne zu den Bewirtungskosten zählen.

Dabei sollte vor allem empfangenes Trinkgeld am besten vom Servicepersonal auf der Quittung bestätigt werden (7).

Wie hoch darf der Betrag auf dem Bewirtungsbeleg sein?

Allgemein gilt, dass der Kostenaufwand dem Anlass und dem Unternehmen entsprechend sein sollte. Extrem teure Speisen oder übermäßiger Getränkekonsum können im Zweifelsfall dazu führen, dass ein Bewirtungsbeleg abgelehnt wird. Außerdem wird, je nach Betrag, zwischen einer normalen Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung unterschieden (8).

Im Falle eine Kleinbetragsrechnung müssen die Bewirtungskosten bei unter 250 Euro liegen. In diesem Falle gilt eine etwas mildere Nachweispflicht. Angaben wie der Empfänger der Rechnung, die Steuernummer des Restaurants oder die Rechnungsnummer können vernachlässigt werden, genauso wie die Anschrift des Gastgebers.

Die Grenze für Kleinbetragsrechnungen wurde rückwirkend zum 1. Januar 2017 von 150 auf 250 Euro erhöht (9).

Bei Bewirtungskosten über 250 Euro handelt es sich bei dem Bewirtungsbeleg um eine normale Rechnung, in der der Gastgeber namentlich genannt werden muss. Dabei muss die Gaststätte auch den Namen des Unternehmens, das die Bewirtung veranlasst hat, auf dem Beleg angeben. Ebenso sind eben genannte Informationen wie etwa die Steuernummer des Restaurants, die Rechnungsnummer, der Empfänger der Rechnung und die Adresse des Gastgebers verpflichtend, um den Bewirtungsbeleg beim Finanzamt geltend zu machen.

Bei welchen Anlässen kann ein Bewirtungsbeleg genutzt werden?

Prinzipiell sind alle beruflichen oder betrieblichen Anlässe zulässig, um steuerlich abgesetzt zu werden. Dazu zählen sowohl Mitarbeiterbewirtungen, bei denen zu 100% nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens teilnehmen, als auch Kundenbewirtungen, bei denen mindestens eine Person aus einem anderen Unternehmen stammt oder als Kunde gilt.

Bewirtungsbeleg

Geschäftsessen müssen immer ausreichend beruflich oder gewerblich begründet werden. (Bildquelle: Unsplash / Antenna)

Generell gilt, dass an Geschäftsessen nur Personen teilnehmen dürfen, die direkt an dem Sachverhalt, der die Bewirtung begründet, beteiligt sind. Freunde und Familie sind also nicht einzuladen. Als private Anlässe gelten demnach alle Hochzeiten und Geburten, aber auch Geburtstage und Beförderungen.

Wichtig ist, dass auf dem Bewirtungsbeleg eine konkrete Formulierung genutzt wird. Allgemeine Anlässe wie "Geschäftsessen" oder "beruflich" werden in der Regel nicht vom Finanzamt anerkannte. Zudem sollte der geschäftliche Hintergrund glaubhaft gemacht werden. Ein angemessener Anlass wäre etwa eine Projektbesprechung, wobei im besten Fall das Projekt konkret auf dem Beleg benannt wird. Auch Verhandlungen über Aufträge, die möglichst namentlich verschriftlicht werden, haben eine hohe Erfolgschance.

Andere mögliche berufliche oder geschäftliche Hintergründe können sein:

  • Vertragsverhandlungen
  • Vertragsabschlüsse
  • Aufbauen von Geschäftsbeziehungen
  • Pflege von Geschäftsbeziehungen
  • Geschäftsessen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (10)

Können Arbeitnehmer Bewirtungsbelege nutzen?

Tatsächlich ist es auch Arbeitnehmern möglich, Bewirtungskosten über einen Bewirtungsbeleg steuerlich abzusetzen. Allerdings müssen dafür einige Voraussetzungen erfüllt werden. Wichtig ist dabei, dass der steuerpflichtige Arbeitnehmer als Gastgeber auftritt (4). Außerdem sollte die Gästeliste nach einem bestimmten Kriterium aufgestellt werden. So können zum Beispiel alle Kollegen, alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder alle Azubis eingeladen werden. In jedem Fall sollte eine klare Regel erkennbar sein.

Ähnlich wie bei Geschäftsessen allgemein sollte der Aufwand im üblichen Rahmen bleiben. Sekt, Wein und Häppchen sind in jedem Fall angemessen. Die Feier muss zudem in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattfinden. Außerdem besteht die größte Wahrscheinlichkeit, dass das Finanzamt den Bewirtungsbeleg akzeptiert, wenn die Bewirtung zumindest in Teilen während oder am Rande der regulären Arbeitszeiten liegt. Mittagspausen oder der Feierabend eignen sich ideal. Sind diese Kriterien erfüllt, sollte der Bewirtungsbeleg auch von einem Arbeitnehmer ausgehend akzeptiert werden.

Fazit

Bewirtungsbelege sind aus der Unternehmensbranche nicht wegzudenken und sollten bei jedem Geschäftsessen, das ausreichend beruflich oder gewerblich begründet werden kann, genutzt werden. Mit den richtigen Angaben, einem vollständig ausgefüllten Beleg und einem angemessenen Anlass steht der steuerlichen Absetzbarkeit der Kosten nichts mehr im Wege.

Egal Mitarbeiter- und Kundenbewirtung, ob normale Rechnung oder Kleinbetragsrechnung - so lange du den Bewirtungsbeleg korrekt und komplett ausfüllst, hast du gute Chancen, dass das Finanzamt ihn akzeptiert.

Vor dem nächsten Geschäftsessen solltest du dir also ein paar Gedanken machen, was du für einen Beleg brauchst, dir eine entsprechende maschinelle Quittung vom Restaurant ausstellen lassen und dir keine Ausgaben mehr entgehen lassen, die du mit genug Wissen einfach steuerlich absetzen kannst.

Bildquelle: Rawpixel / 123rf.com

Einzelnachweise (10)

1. Lexoffice.com. Buchhaltung und Lohnabrechnung: Bewirtungskosten. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

2. nwb Datenbank. Einkommenssteuer-Richtlinien. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

3. Handwerksblatt.de. Bewirtungsbeleg. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

4. Handelskammer Hamburg. Bewirtungskosten: Steuerliche Behandlung. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

5. Steuerberater-EB. Bewirtungsbeleg-Vordruck. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

6. Gesetze-im-Internet.de. Einkommenssteuergesetz: Gewinnbegriff im Allgemeinen. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

7. Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. Bewirtungskosten. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

8. Lexoffice.de. Buchhaltung und Lohnabrechnung: Bewirtungsbeleg. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

9. Internationale Handelskammer Stuttgart. Beleganforderungen. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

10. RTS Steuerberater. Bewirtungsbeleg. Abgerufen am 06.12.2020.
Quelle

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Lexikon
Lexoffice.com. Buchhaltung und Lohnabrechnung: Bewirtungskosten. Abgerufen am 06.12.2020.
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EStR
nwb Datenbank. Einkommenssteuer-Richtlinien. Abgerufen am 06.12.2020.
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Internetbeitrag
Handwerksblatt.de. Bewirtungsbeleg. Abgerufen am 06.12.2020.
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Internetbeitrag
Handelskammer Hamburg. Bewirtungskosten: Steuerliche Behandlung. Abgerufen am 06.12.2020.
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Vordruck
Steuerberater-EB. Bewirtungsbeleg-Vordruck. Abgerufen am 06.12.2020.
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§ 4 EStG
Gesetze-im-Internet.de. Einkommenssteuergesetz: Gewinnbegriff im Allgemeinen. Abgerufen am 06.12.2020.
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Internetbeitrag
Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. Bewirtungskosten. Abgerufen am 06.12.2020.
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Lexikon
Lexoffice.de. Buchhaltung und Lohnabrechnung: Bewirtungsbeleg. Abgerufen am 06.12.2020.
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Internetbeitrag
Internationale Handelskammer Stuttgart. Beleganforderungen. Abgerufen am 06.12.2020.
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Internetbeitrag
RTS Steuerberater. Bewirtungsbeleg. Abgerufen am 06.12.2020.
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