Bewirtungskosten
Zuletzt aktualisiert: 15. Februar 2021

Was eignet sich besser, um Geschäftsbeziehungen zu pflegen und Teambuilding voranzutreiben als Geschäftsessen oder Unternehmensfeste? Bei Speis und Trank ergeben sich oftmals in lockerer Atmosphäre gute Gespräche und Ideen, Netzwerke und aussichtsreiche Deals.

Die Aufwendungen, welche für ebendiese Anlässe entstehen, können oftmals als Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Die Abgrenzungen von Bewirtungskosten zu weiteren Aufwendungen sind für den Laien nicht gleich erkennbar. Mit dem richtigen Wissen und bei Einhaltung einiger Regeln, kannst du bspw. bei Geschäftsessen Steuern sparen.




Das Wichtigste in Kürze

  • Bewirtungskosten werden in Anlässe der jeweiligen Veranstaltung eingeteilt. Dabei gibt es rein geschäftliche Anlässe, rein betriebliche Anlässe und gemischte Anlässe.
  • Bei rein geschäftlichen Anlässen werden meist 70 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt. Bei rein betrieblichen Veranstaltungen können die Bewirtungskosten komplett abgesetzt werden.
  • Um die Anlässe korrekt nachvollziehen zu können, ist eine detaillierte Dokumentation der Bewirtungskosten unumgänglich. Die Rechnung sollte bestimmte Punkte enthalten und wenn nötig ergänzt werden.

Hintergründe: Was sind Bewirtungskosten und wie werden sie steuerlich behandelt?

Bewirtungskosten oder auch Bewirtungsaufwendungen sind grundsätzlich den Betriebsausgaben i.S.v. §4 Abs. 4 EStG (1) zuzuordnen. Sie dürfen in ihrer Höhe allerdings den Gewinn nicht mindern. Das Dilemma bei Bewirtungskosten ist, dass sie sowohl betrieblichen, wie auch privaten Nutzen haben und somit schwer voneinander abzuheben sind.

Im Folgenden erklären wir im Detail, um was genau es sich bei Bewirtungskosten handelt und welche verschiedenen Arten von Bewirtungsaufwendungen es laut Gesetz gibt.

Was sind Bewirtungskosten?

Nach Auffassung des Gesetztes liegen Bewirtungskosten vor, wenn der Steuerpflichtige für die Verpflegung von Personen sorgt. Dabei ist die Verköstigung von Speisen und Getränken vordergründig und nicht die Veranstaltung.

Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind entweder rein geschäftlich, rein betrieblich oder gemischt in ihrer Veranlassung. (Bildquelle: Antenna/ Unsplash)

Die Speisen und Getränke müssen sofort verzehrt werden und aus einem rein betrieblichen oder rein geschäftlichen Anlass gereicht werden. Ein klassisches Beispiel ist das Geschäftsessen. Weitere untergeordnete Kosten können den Bewirtungsaufwendungen zugeordnet werden.

Bewirtungskosten (1) (§ 4 Abs. 5 Nr. 3 EStG) unterliegen dem Steuerrecht in diversen Gebieten. So spiegeln sie sich in der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer (2) (§ 8 Abs. 1 KStG i.V.m. § 4 EStG) und in der Umsatzsteuer (7) (§ 15 Abs. 1 UStG) wider.

Welche verschiedenen Arten von Bewirtungskosten gibt es?

Bewirtungskosten können zu verschiedenen Prozentsätzen von der Steuer abgesetzt werden. Dabei ist die Zuordnung der Anlässe entscheidend. Die verschiedenen Arten der Bewirtungskosten sind hier aufgeführt.

Bewirtung von Geschäftspartnern - geschäftlicher Anlass

Als Betriebskosten können aus steuerlicher Sicht geschäftliche Anlässe angegeben werden. Diese sind dann zutreffend, wenn eine betriebsfremde Person eingeladen ist und zusammen über folgende Themen gesprochen wird:

  • gemeinsame Geschäfte
  • Kooperationen und Handel
  • Vertragsabschlüsse
  • Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehungen
  • Planung von Projekten oder Projektzuschüssen

Zu den Geschäftspartnern werden Unternehmensbesucher wie bspw. potentielle Geschäftspartner, Journalisten, Prüfer oder Behördenvertreter gezählt. Dabei ist nicht ausschlaggebend, ob bereits Geschäftsbeziehungen bestehen oder in zukünftig geknüpft werden.

Auch Begleiter der Geschäftspartner können in die Bewirtungskosten mit aufgenommen werden. Dazu zählen auch Ehepartner, zusätzliche Mitarbeiter, Assistenzen und externe Berater. Jene Begleiter zählen als Geschäftsfreunde und werden vom Finanzamt in Bezug auf die Bewirtungskosten akzeptiert.

Bewirtung von Arbeitnehmern - betrieblicher Anlass

Hier muss klar getrennt werden: die Bewirtung von Arbeitnehmern ist nicht geschäftlich bedingt sondern betrieblich. Familienmitglieder der Arbeitnehmer zählen hier wie Mitarbeiter. Ihre Bewirtung hat ebenfalls einen betrieblichen Anlass als Ursprung und gilt als Betriebsausgabe.

Also zählt das Finanzamt die Bewirtung bei einer Weihnachtsfeier oder Jubiläumsfeier als voll abziehbar. Denn diese werden als reine Arbeitnehmerbewirtung eingestuft. Obwohl Partner und Kinder zu der Veranstaltung geladen sind, sind die anfallenden Bewirtungskosten komplett abzugsfähig.

Betriebliche und zugleich geschäftliche Anlässe

Es liegt weder ein rein geschäftlicher, noch ein rein betrieblicher Anlass vor, wenn außenstehende Privatpersonen an der Veranstaltung teilnehmen. In diesem Fall können die Bewirtungskosten aufgeteilt werden.

Eine Aufteilung kommt nur Zustande, wenn der Gastgeber die betriebliche oder geschäftliche Veranlassung im Detail umfassend darlegt und nachweist. Sobald bei der Überprüfung Zweifel aufkommen bezüglich des betrieblichen oder geschäftlichen Anlasses kommt kein Abzug in Betracht.

Die Aufteilung der Bewirtungskosten in vermischte Anlässe erfolgt an objektiven Kriterien. Falls die Aufteilung unverhältnismäßig aufwendig ist, wird sie geschätzt. Sollte es an einer Schätzungsgrundlage scheitern oder die Beträge sind nicht klar trennbar, so gelten die Aufwendungen insgesamt als privat. (5)

Abzugsfähige Bewirtungskosten

Zusätzlich zu den Speisen und Getränken, können nachgeordnete Kosten wie bspw. Garderobengebühren oder Trinkgelder abgesetzt werden. Jene Kosten müssen zwangsläufig mit der Bewirtung in Zusammenhang stehen.

Garderobengebühren und Trinkgelder sind abzugsfähige Bewirtungskosten.

Jene Beträge müssen nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen gelten. Weiterhin müssen ebendiese zusätzlichen Kosten in einem untergeordneten Verhältnis zu den Bewirtungskosten stehen. (6)

Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten

Steht die Verpflegung des geschäftlichen Treffens nicht im Vordergrund, so sind die Kosten nicht absetzbar (z.B. Besuch im Nachtclub). Weiterhin können die Bewirtungskosten nur abgesetzt werden, wenn der geschäftliche Anlass deutlich im Vordergrund steht. Geburtstagsfeiern sind also nicht abzugsfähig. (6)

Bewirtungskosten und der umsatzsteuerliche Umgang

Der Unternehmer und Gastgeber kann nach dem Umsatzsteuergesetz die Umsatzsteuer aus den Bewirtungskosten in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen und nicht nur die abzugsfähigen 70 Prozent. (7)

Was sind angemessene Bewirtungskosten?

Über die Angemessenheit der Bewirtungskosten entscheidet das Finanzamt anhand der Einkommenssteuerrichtlinien (3)Es werden vom Gesetzgeber keine absoluten Zahlen vorgegeben. Vielmehr wird nach folgenden Kriterien entschieden:

  • Üblichkeit in der Branche und in ähnlichen Unternehmen
  • Größe des Betriebs
  • Umsatz und Gewinn des Unternehmens
  • Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Unternehmenserfolgs

Bezüglich der Angemessenheit solltest du dich vorher informieren, deinen Steuerberater um Hilfe bitten oder vorsorglich von einer Absage ausgehen. Ein Nachtclubbesuch nach dem Geschäftsessen gilt beispielsweise nicht als angemessen und wird abgelehnt.

In welcher Höhe werden Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt?

Betrieblich bedingte Bewirtungskosten kann dein Unternehmen zu 100 Prozent steuerlich absetzen. Bewirtungskosten mit geschäftlichem Anlass kann das Unternehmen nur zu 70 Prozent von der Steuer absetzen. Eine ordentliche und fehlerfreie Dokumentation ist wichtig für das Finanzamt.

Betriebliche und geschäftliche Anlässe für Bewirtungskosten

Steuerrechtlich wird zwischen betrieblichen und geschäftlichen Anlässen der Bewirtungskosten unterschieden. Die Bewirtung beispielsweise von Geschäftspartnern gilt als geschäftlicher Anlass. Wohingegen die Bewirtung der Mitarbeiter als betrieblich angesehen wird.

Bewirtungskosten aus betrieblichen Anlässen sind zu 100 Prozent absetzbar.

Darunter fallen Betriebsfeiern oder Bewirtungen von Mitarbeiterschulungen. Zu beachten ist, dass das bewirtende Unternehmen ausschließlich die eigenen Mitarbeiter aus betrieblichen Anlässen bewirten darf.

Bewirtungskosten aus geschäftlichen Anlässen sind nur bis zu 70 Prozent von der Steuer absetzbar. Die Bewirtung von Mitarbeitern eines gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmens gilt ebenso als geschäftlicher Anlass.

Bewirtungskosten richtig nachweisen und belegen

Die Voraussetzung, um Bewirtungskosten steuerlich absetzen zu können, ist die Vorlegung von Restaurantrechnungen. Du solltest also sämtliche Belege anfordern und ablegen. Die Rechnungen müssen diverse Bedingungen erfüllen. (1) Diese sind hier aufgelistet:

  • Maschinelle Erstellung durch Registrierkasse
  • Ort der Veranstaltung ersichtlich
  • Datum festgehalten
  • Anzahl der Teilnehmer abgedruckt
  • Grund für die Bewirtung vermerkt
  • Kosten der Bewirtung angegeben
  • Unterschrift des Gastgebers enthalten
  • bei einem Rechnungsbetrag über 150€ müssen Namen und Anschrift des Gastgebers vermerkt werden.

Falls jene Kriterien auf der Rechnung fehlen, so können die Angaben auf einem weiteren Dokument beigefügt werden. Es muss allerdings vermerkt werden, dass beide Dokumente zusammen gehören.

Bewirtungskosten

Um die Bewirtungskosten von der Steuer absetzen zu können, muss die Bewirtung ordentlich dokumentiert werden. Die Quittung muss verschiedene Komponenten beinhalten. (Bildquelle: Carli Jeen/ Unsplash)

Bei einem betrieblichen Anlass sollte der Arbeitgeber den Grund der Bewirtung festhalten. Dies muss ein außergewöhnlicher Anlass sein. Beispielsweise einen Punkt aus der Tagesordnung einer internen Schulung. Sobald jedoch ein Teilnehmer dieser Schulung kein Mitarbeiter ist, handelt es sich nicht um eine betriebliche Bewirtung.

Wenn du diese Punkte beachtest, sollte nichts mehr schief gehen.

Bewirtungskosten auf Dienstreisen

Solltest du während einer Dienstreise deine Geschäftspartner (inkl. Angestellte, Assistenz und Berater) bewirten, kannst du diese Aufwendungen mit 70 Prozent ansetzen. Jedoch sinkt im Gegenzug das Absetzen der Verpflegungspauschale um 40 Prozent. Deine Geschäftspartner können das volle Tagegeld ansetzen.

Bewirtungskosten an Weihnachtsfesten und Jubiläumsfeiern

Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern werden vom Finanzamt zu Arbeitnehmerbewirtung gezählt. Denn es handelt sich um eine Betriebsveranstaltung. Dabei ist es egal, ob die Partner und Kinder der Arbeitnehmer eingeladen sind. Die Bewirtungskosten dafür sind komplett abzugsfähig.

Bei Weihnachtsfeiern handelt es sich um einen betrieblichen Anlass.

Ist zu jenen Veranstaltungen jedoch eine Person des öffentlichen Lebens oder Prominenz eingeladen, so dürfen die Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent angesetzt werden.

Auf solchen Betriebsveranstaltungen gilt seit 2015 ein Freibetrag von 110 € pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Die Kosten werden pro Teilnehmer berechnet: Bruttogesamtkosten der Veranstaltung durch die Anzahl der anwesenden Arbeitnehmer. Sollte der Freibetrag von 110€ überschritten werden, wird für die Differenz in der Lohnsteuer fällig. Die 110€ Regelung gilt für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr.

Als Arbeitnehmer Bewirtungskosten absetzen

Generell gilt: Arbeitnehmer haben keine Möglichkeit die Kosten einer Veranstaltung (z.B. Beförderung) abzusetzen. Allerdings ist es unter bestimmten Umständen doch möglich. Es handelt sich um Werbungskosten. (4) Der Arbeitnehmer kann die Bewirtungskosten von unterstellten Arbeitnehmern absetzen, wenn diese einen leistungsabhängigen Einfluss auf das Gehalt haben.

Freiwillig gezahltes Trinkgeld kann nicht dem Vorsteuerabzug unterzogen werden.

Was ist der Unterschied zwischen Bewirtungskosten und Betriebsausgaben?

Bewirtungskosten von Betriebsausgaben zu unterscheiden ist kein leichtes Unterfangen. Du musst genau hinsehen und den Zusammenhang zwischen Nahrung sowie Veranstaltung erkennen. Die Tabelle zeigt einige Beispiele auf.

Bewirtungskosten Betriebsausgaben
Der Gastgeber serviert nach dem Geschäftsabschluss mit den Partnern Würstchen. Diese fallen unter Bewirtungskosten. Kaffee und Tee wird während eines Meetings mit Geschäftspartnern serviert. Zum Vertragsabschluss wird mit Sekt angestoßen. Es handelt sich beide Male um Betriebsausgaben, da es aus Höflichkeit geschah.
Ein Winzer lädt zur Weinverkostung ein und serviert eine kleine Mahlzeit. Sie fällt unter Bewirtungskosten, da kein direkter Bezug gegeben ist. Ebendieser Winzer reicht Wein zur Verkostung und dazu Brote. Der Wein und die Brote gelten als Aufmerksamkeit und somit als Betriebsausgabe
Zum Jubiläum werden für Kunden und Partner Häppchen zubereitet und Sekt serviert. Es handelt sich um Bewirtungskosten. Bestellt der Arbeitgeber für ein internes Meeting jedoch bei einer Cateringfirma Fingerfood und Smoothies, so handelt es sich um einen betrieblichen , keinen geschäftlichen, Anlass und die Rede ist von Betriebsausgaben.
Bewirtung der Weihnachts- oder Jubiläumsfeier mit Arbeitnehmern, deren Partner und Kinder. Es sind weiterhin Prominente geladen. Die Bewirtungskosten dürfen nur zu 70 Prozent angesetzt werden. Bewirtung der Weihnachts- oder Jubiläumsfeier mit Arbeitnehmern, deren Partner und Kinder. Die Bewirtung ist voll absetzbar.
Zu 70 Prozent von der Steuer absetzbar. Zu 100 Prozent von der Steuer absetzbar.

Für eine serviceorientierte Kundenbetreuung wird oftmals zu Aufmerksamkeiten für Kunden gegriffen. Kekse, eine Tasse Kaffee oder ein Kuchenstück während des Geschäftstermins gehören zu den Betriebsausgaben. Sie sind damit zu 100% absetzbar und werden von den Bewirtungskosten unterschieden.

Im Gegensatz dazu zählen die Kosten für den Sektempfang mit selbstgemachten Häppchen für besondere Kunden und Partner zum Jubiläum zu den Bewirtungskosten. Solltest du Fingerfood von einer Cateringfirma bestellen für ein internes Meeting zählen diese Ausgaben nicht zu den Bewirtungskosten und nicht absetzbar. Denn der Anlass ist zwar betrieblich bedingt, aber nicht geschäftlich.

Weiterhin sind Produkt- und Warenverkostungen im Unternehmen, beim Kunden, beim Zwischenhändler oder bei Messeveranstaltungen keine Bewirtungskosten. Da hier ein direkter Zusammenhang mit dem Produktverkauf besteht, handelt es sich um Werbeaufwand. Somit zählen diese zu den Betriebsausgaben.

Fazit

Es lohnt sich, die Bewirtungskosten als Arbeitgeber und Arbeitnehmer von der Steuer abzusetzen. Allerdings muss dabei genau hingeschaut werden, denn Bewirtungskosten sind nicht gleich Bewirtungskosten. Hauptsächlich wird zwischen den Anlässen der Veranstaltung getrennt. Fällt dir die Zuordnung schwer oder ist sie nicht eindeutig, so kontaktiere am Besten einen Steuerexperten. Auch Steuersoftware unterstützt dich bei der Bewertung und der Dokumentation.

Handelt es sich um einen rein betrieblichen Anlass, so sind die Bewirtungskosten meist voll abzugsfähig. Bei einem überwiegend geschäftlichen Anlass jedoch, können nur 70 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden. In jedem Fall solltest du auf eine genaue Dokumentation und Rechnungsausstellung achten, um die Nachvollziehung zu gewährleisten.

Bildquelle: Dmvasilenko77/ 123rf.com

Einzelnachweise (7)

1. Gesetze-im-internet.de: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen
Quelle

2. Gesetze-im-internet.de: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Körperschaftsteuergesetz (KStG) § 8 Ermittlung des Einkommens
Quelle

3. Einkommensteuerrichtlinien.de: Einkommenssteuerrichtlinien R 4.10: Geschenke, Bewirtung, andere die Lebensführung berührende Betriebsausgaben
Quelle

4. nwbDatenbank.de: Aufwendungen für Bewirtung aus Anlass der Übergabe der Dienstgeschäfte und der Verabschiedung in den Ruhestand als Werbungskosten
Quelle

5. datenbank.nwb.de: Steuerliche Beurteilung gemischter Aufwendungen; Beschluss des Großen Senats des BFH vom 21. September 2009 – GrS 1/06 — (BStBl 2010 II S. 672)
Quelle

6. datenbank.nwb.de: Bewirtungskosten; Zusammenfassung
Quelle

7. gesetze-im-internet.de: Umsatzsteuergesetz (UStG) § 15 Vorsteuerabzug, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, Bundesamt für Justiz
Quelle

Warum kannst du mir vertrauen?

Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen
Gesetze-im-internet.de: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen
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Körperschaftsteuergesetz (KStG) § 8 Ermittlung des Einkommens
Gesetze-im-internet.de: Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Körperschaftsteuergesetz (KStG) § 8 Ermittlung des Einkommens
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R 4.10 Geschenke, Bewirtung, andere Lebensführung berührende Betriebsausgaben
Einkommensteuerrichtlinien.de: Einkommenssteuerrichtlinien R 4.10: Geschenke, Bewirtung, andere die Lebensführung berührende Betriebsausgaben
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Aufwendungen für Bewirtung aus Anlass der Übergabe der Dienstgeschäfte und der Verabschiedung in den Ruhestand als Werbungskosten
nwbDatenbank.de: Aufwendungen für Bewirtung aus Anlass der Übergabe der Dienstgeschäfte und der Verabschiedung in den Ruhestand als Werbungskosten
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Steuerliche Beurteilung gemischter Aufwendungen
datenbank.nwb.de: Steuerliche Beurteilung gemischter Aufwendungen; Beschluss des Großen Senats des BFH vom 21. September 2009 – GrS 1/06 — (BStBl 2010 II S. 672)
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Bewirtungskosten
datenbank.nwb.de: Bewirtungskosten; Zusammenfassung
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Umsatzsteuergesetz (UStG) § 15 Vorsteuerabzug
gesetze-im-internet.de: Umsatzsteuergesetz (UStG) § 15 Vorsteuerabzug, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, Bundesamt für Justiz
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