Buchführungspflicht
Zuletzt aktualisiert: 8. Juni 2021

Du bist Unternehmer und beschäftigst dich momentan mit den deutschen Vorschriften, ob du buchführungspflichtig bist? Die Buchführungspflicht erscheint aufwändig zu sein und scheint ein komplizierter Vorgang zu sein. Doch das muss es gar nicht sein. Denn es gelten nach dem Gesetzesgeber feste Anweisungen, die du zu befolgen hast.

In unserem umfangreichen Ratgeber zum Thema Buchführungspflicht beantworten wir, ob du buchführungspflichtig bist. Weiterhin erhältst du von uns alle Antworten auf die meistgestellten Fragen in Bezug auf das Thema Buchführungspflicht, um dich bei deiner Frage wer Buchführungspflichtig ist, optimal zu unterstützen. In diesem Artikel wird erläutert, wann du als Gründer oder Selbstständiger buchführungspflichtig bist und was das konkret bedeutet.




Das Wichtigste in Kürze

  • Die Buchführungspflicht ist die Verpflichtung, eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung, ordnungsgemäße Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu führen.
  • Die Buchführungspflicht ist nicht zu verwechseln mit der Verpflichtung zur Erfassung der eigenen Einnahmen und Ausgaben.
  • Bei der Buchführungspflicht handelt es sich nur um die Art und Weise, wie die Einnahmen und Ausgaben festzuhalten sind.

Hintergründe: Was du über die Buchführungspflicht wissen solltest

Vor Beginn jeder beruflichen Tätigkeit muss zuerst überprüft werden, ob die Buchführungspflicht für dich gilt. Diese Feststellung ist notwendig, weil man nur so weiß, ob und welche Form einer Gewinnermittlung durchgeführt werden muss sowie, ob du für unterschiedliche steuer- und handelsrechtliche Zwecke Buch führen musst. In den folgenden Abschnitten erläutern wir dir daher alle wichtigen Informationen dazu, um dich zu unterstützen.

Wer ist buchführungspflichtig?

Prinzipiell muss jeder Kaufmann seine Geschäftsvorfälle nach § 238 HGB ordnungsgemäß dokumentieren, um nach außen hin die Lage seines Unternehmens gegenüber sich selbst beziehungsweise gegenüber der Öffentlichkeit darstellen zu können. (3)

Rechsform Buchführungspflicht
Kapitalgesellschaften Ja z. B. GmbH, AG, UG, KGaA, GmbH
Personenhandelsgesellschaften Ja z. B. oHG, KG, GmbH Co. KG
Personenvereinigungen Nein z. B. GbR, PartG
Freiberufler Nein z. B. Künstler, Journalisten, Anwälte
Einzelunternehmen Abhängig von Kaufmannseigenschaft und Umsatzgrenzen
Land- und Forstwirte Abhängig von Gewinn, Umsatz und Wirtschaftswert der Ackerflächen

Buchführungspflichtig sind Rechtsformen, die im Handelsregister eingetragen sind und nach andren Gesetzen zur Buchführung verpflichtet ist nach §140 AO. Wenn das Unternehmen nach Art und Umfang unter §141 AO fällt, ist man ebenfalls verpflichtet, Bücher zu führen. Mit anderen Worten: Es liegt entweder eine originäre oder eine derivative Buchführungspflicht vor. (1)

Wer ist nicht buchführungspflichtig?

Jeder, der ein Kleingewerbe, eine Land- oder Forstwirtschaft oder einen freiberuflichen Berufsstand unterhält, führt keinen buchführungspflichtigen Gewerbebetrieb. Auch wer nicht über einen voll kaufmännischen Gewerbebetrieb verfügt, ist ein Nichtkaufmann und damit handelsrechtlich nicht buchführungspflichtig. (2)

Allerdings besteht im Steuerrecht für diese Personengruppen nach § 141 AO weiterhin Buchführungspflicht, wenn die Gewinn- und Umsatzgrenzen überschritten werden, sofern der Umsatz 600.000 Euro oder der Gewinn 60.000 Euro übersteigt oder der selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Bereich einen Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro hat. (3)

Was sind originäre und derivative Buchführungspflichten?

Die Originärbuchführungspflicht ist in § 141 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Sie betrifft gewerbliche Unternehmen sowie Land- und Forstwirte, die mindestens eine der Voraussetzungen erfüllen. (4)

Übersteigt dein Unternehmen auch nur eine dieser Grenzen, dann gilt bereits die Buchführungspflicht. Man geht oft davon aus, dass beide, Gewinn und Umsatz, entscheidend sind. Das ist jedoch eine anhaltende Fehlannahme. (4)

Über die Verpflichtung zur Buchführungspflicht gibt das Finanzamt dir eine Mitteilung. Nach diesem Bescheid ist spätestens ab dem folgenden Wirtschaftsjahr eine doppelte Buchführung erforderlich. Falls es sich bei deinem Unternehmen um einen Handelsbetrieb handelt, bist du von Beginn deiner Geschäftstätigkeit an verpflichtet, derivative Bücher zu führen. (5)

Die derivative beziehungsweise handelsrechtliche Buchführungspflicht ist in § 140 AO festgeschrieben. Das Wort derivativ ist ein Begriff für "abgeleitet", denn sie basiert auf gesetzlichen Grundlagen außerhalb der Abgabenordnung. Die Regelungen betreffen folglich alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute. (6)

Als Kaufmann gilt dabei jeder, der ein kaufmännisches Unternehmen im Sinne des § 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) betreibt. Ausgenommen hiervon sind Gewerbetreibende, die aufgrund ihrer Art oder ihres Umfangs keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern und daher nicht in das Handelsregister eingetragen sind. (5)

Welche der beiden gesetzlichen Buchführungspflichten ist ausschlaggebend?

Sofern du also aufgrund deiner Rechtsform oder deiner gewerblichen Tätigkeit zur Buchführung verpflichtet bist, spielen die Umsatzgrenzen der originären Buchführungspflicht keine Rolle. (1)

Die derivative Buchungsführungspflicht überwiegt immer.

Kapitalgesellschaften unterliegen aus diesem Grund immer der Pflicht zur doppelten Buchführung, auch dann, wenn sie als Kleinunternehmer Verluste erwirtschaften oder den Geschäftsbetrieb gerade erst aufnehmen. (5)

Entsprechendes trifft auf Einzelkaufleute zu, bei denen die Umsatzgrenzen nach § 140 der Abgabenordnung zwar nicht erreicht werden, jedoch ein Gewerbe nach Art und Umfang eines kaufmännischen Handelsgewerbes unterhalten wird. Die Buchführungspflicht ist dauerhaft ab den Zeitpunkt, sobald du als Inhaber in das Handelsregister als Vollkaufmann eingetragen bist, bis die Eintragung gelöscht wird. (1)

Wo liegen die Grenzen der Buchführungspflicht?

Für Einzelunternehmen und Einzelkaufleute besteht eine Buchführungspflicht, sobald sie in mindestens zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro beziehungsweise einen Jahresüberschuss von mehr als 60.000 Euro erwirtschaften. (7)

Ab diesem Zeitpunkt bist du verpflichtet, anstelle der einfachen Buchführung, die sogenannte doppelte Buchführung zu machen. Die Buchführungspflicht entfällt dagegen sofort nach Unterschreiten der Umsatzschwellen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren gemäß § 241a HGB. Alle weiteren Gesellschaftsformen sind von dieser Regelung nicht betroffen. (7)

Welche rechtlichen Besonderheiten genießen Freiberufler und Kleinunternehmer bezüglich der Buchführungspflicht?

Für Freiberufler gibt es grundsätzlich keine Pflicht zur Buchführung. Von der Buchführungspflicht befreit sind sämtliche Berufsgruppen, die in § 18 des Einkommensteuergesetzes aufgeführt sind. Diese besondere Regelung existiert auch, wenn die oben genannten Umsatzgrenzwerte überschreitet werden. Selbst bei einem Zusammenschluss von mehreren Freiberuflern zu einer GbR oder Partnerschaftsgesellschaft reicht eine einfache Buchführung aus. (8)

Auch große Anwaltskanzleien mit Millionenumsatz sind nicht verpflichtet, Bücher zu führen, sofern sie aufgrund ihrer Rechtsform von der Buchführungspflicht befreit sind oder den Freiberuflerstatus beibehalten. (5)

Zwischen der Anwendbarkeit der Kleinunternehmer-Regelung und einer Befreiung von der Buchführungspflicht gibt es keinen direkten Zusammenhang. Nach § 19 des UStG werden Kleinunternehmer in Deutschland bis zur Umsatzgrenze von 22.000 Euro umsatzsteuerfrei gestellt. Diese Grenze liegt im Jahr 2019 weiterhin bei 17.500 Euro.

Die Aufbewahrung und das Buchen von Geschäftsvorgängen ist unerlässlich für einen Unternehmer. Deshalb ist es auch zu empfehlen, dass du dir einen Experten anschaffst. (Bildquelle: Kelly Sikkema / Unsplash)

Damit entfallen allerdings nicht die Vorschriften der Abgabenordnung: Die Bilanzierungspflicht für Kapital- und Personengesellschaften besteht in jedem Fall weiter, selbst wenn die niedrigen Umsätze die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung erlauben. (5)

Was gehört zur Buchführungspflicht?

Auch im Rechnungswesen selbst existieren unterschiedliche Komponenten sowie verschiedene Abteilungen in den großen Betrieben. Zu den wichtigsten Komponenten der Buchhaltung gehört der Jahresabschluss. Alle Unternehmen sind laut Gesetz verpflichtet, einen derartigen Abschluss vorzulegen, da dieser die Berechnungsgrundlage für die zu zahlenden Steuern bildet.

Insbesondere hängt die Summe der Gewerbesteuer, der Körperschaftssteuer und der Einkommenssteuer von den Jahresabschlüssen ab. (9) Um die Buchführungsplicht einzuhalten sind folgende Aufgaben zu erledigen:

  • Inventar und Inventur machen
  • Doppelte Buchführung nach Vorschrift
  • Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn und Verlustrechnung erstellen
  • Anlagespiegel erstellen

Ein weiterer wesentlicher Inhalt des unternehmerischen Rechnungswesens ist die Führung von drei unterschiedlichen Arten von Büchern. Diese umfassen unter anderem das Hauptbuch, das Grundbuch und verschiedene Nebenbücher.

Im Hauptbuch sind die Hauptbuchkonten enthalten, aus denen sich die Bilanz eines Unternehmens zusammensetzt. Im Grundbuch werden die Dokumente in chronologischer Abfolge erfasst. Die Nebenbücher wiederum zeichnen sehr detaillierte Informationen auf, wie etwa Warenbewegungen. (9)

Was bedeutet die doppelte Buchführung?

Es existieren für jeden Geschäftsvorfall, der eingebucht wird, grundsätzlich auch mindestens zwei Buchungssätze. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorgang doppelt aufgezeichnet wird, nämlich in einem Konto und dem entsprechenden Gegenkonto. Diese Erfassungen sind die Grundlage für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung im Jahresabschluss. (5)

Die Buchführungspflicht bezieht sich immer auf die doppelte Buchführung.

Man bezeichnet sie oft auch als doppelte Buchführung, Bilanzbuchhaltung, kaufmännische Buchführung oder Finanzbuchhaltung. (10)

Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und Buchaufbewahrung werden sämtliche Geschäftsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert und festgehalten. Der Unternehmenserfolg am Bilanzstichtag lässt sich dabei auf zwei Arten darstellen:

  • Darstellung des Betriebsvermögens in einer Bilanz: Eigenkapital und Fremdkapital
  • Darstellung und Vergleich der Gewinn- und Verlustrechnung vom vorangegangenen zum laufenden Geschäftsjahr

Zum Abschluss sämtlicher Konten sind am Geschäftsjahresende alle erforderlichen Abschlussbuchungen für den Jahresabschluss durchzuführen, um die Schlussbilanz aufzustellen. Im folgenden Geschäftsjahr beginnt man wieder mit einer Eröffnungsbilanz. (5)

Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten

Die Aufzeichnung von nicht steuerlichen Ereignissen ist erforderlich, wenn sie Auswirkungen auf steuerliche Angelegenheiten haben können. Beispielsweise kann es erforderlich sein anfallende gewerbe- oder branchenspezifische Dokumente zu archivieren, die deine Geschäftstätigkeit betreffen. Hierzu können beispielsweise Gewerbeordnungen, Eich- oder Betriebsordnungen für bestimmte Gewerke und Berufe gehören. (5)

Steuerliche Aufzeichnungspflichten

Steuerliche Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten umfassen alle Unterlagen, die das Finanzamt zum Verständnis deiner Buchführung benötigt. Du musst nicht nur Rechnungen, Aufträge und Quittungen aufheben, sondern alle weiteren Dokumente, die für das Verständnis deiner Geschäftsvorfälle erforderlich sind.

Bei einer Betriebsprüfung wird der Betriebsprüfer in der Lage sein wollen, deine Geschäftsvorfälle nachzuvollziehen. Zu diesem Zweck benötigt er beispielsweise auch Einsicht in Handelsverläufe, die heute meistens als E-Mails geschrieben werden. (5)

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Die einfache Buchführung beinhaltet, dass man seine Einnahmen und Ausgaben mit einem Datum auflistet. Auf diese Weise wird nur ein Buchungseintrag pro Geschäftsvorfall erstellt. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben werden nach der jeweiligen Art und dem Umsatzsteuersatz festgehalten. Diese Buchführung wird ausschließlich zur Gewinnermittlung und zur Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwendet. (5)

Was passiert, wenn du deine Buchführungspflicht nicht erfüllst?

Jeder, der keine ordnungsgemäße Buchführung macht, obwohl er dazu rechtlich gezwungen ist, kann je nach dem individuellen Fall nach §§ 369 bis 412 der Abgabenordnung (AO) strafrechtlich verfolgt werden. Dies umfasst unter anderem den Tatbestand der Steuerhinterziehung, wenn gegenüber der Finanzbehörde lückenhafte oder falsche Angaben gemacht werden. (11)

Wer sich nicht an die Buchführungspflichten hält, muss mit hohen Geldsummen an Strafen und Gebühren rechnen. Es könnte einem sogar das letzte Kleingeld aus der Tasche ziehen. (Bildquelle: Michael Longmire / Unsplash)

Die Verletzung der Buchführungspflicht kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn das jeweilige Unternehmen insolvent wird. Die Rechtsgrundlage bildet in diesem Zusammenhang § 283b des Strafgesetzbuches. (11)

Fazit

Grundsätzlich ist es wichtig, die Grundlagen und Rechtsformen seines Unternehmens zu verstehen, um festzustellen, ob man der doppelten Buchführung unterliegt. Nachdem man die rechtliche Situation seines Unternehmens in Bezug auf die Buchhaltung kennt, empfiehlt es sich auch, die Hilfe eines Experten auf diesem Gebiet in Anspruch zu nehmen, da Buchhaltungsfehler hohe Gebühren und Strafen nach sich ziehen können.

Bildquelle: Northfolk / Unsplash

Einzelnachweise (11)

1. smartsteuer.de:buchführungspflicht, 23.12.2020
Quelle

2. lexoffice.de:buchführungspflicht
Quelle

3. sevdesk.de:buchführungspflicht
Quelle

4. wiwiweb.de:buchführungspflicht
Quelle

5. firma.de:Buchführungspflicht: Das müssen Sie wissen, 20.11.2020
Quelle

6. wirtschaftslexikon.gabler.de:Buchführungspflicht, Dr Norbert Dautzenberg
Quelle

7. haufe.de:Buchführungspflicht / 3 Beginn und Ende, Dipl.-Kfm. Thomas Mertes
Quelle

8. steuerklassen.com:Buchführungspflicht:Was müssen Freiberufler wissen?
Quelle

9. experto.de:Was gehört zu einer Buchführung?
Quelle

10. fuer-gruender.de:Doppelte Buchführung / Bilanzierung für Unternehmen
Quelle

11. schuldnerberatung.de:Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 283b StGB, 16.02.2021
Quelle

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smartsteuer.de:buchführungspflicht, 23.12.2020
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Buchführungspflicht: Das müssen Sie wissen
firma.de:Buchführungspflicht: Das müssen Sie wissen, 20.11.2020
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wirtschaftslexikon.gabler.de:Buchführungspflicht, Dr Norbert Dautzenberg
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Buchführungspflicht / 3 Beginn und Ende
haufe.de:Buchführungspflicht / 3 Beginn und Ende, Dipl.-Kfm. Thomas Mertes
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Buchführungspflicht: Was müssen Freiberufler wissen?
steuerklassen.com:Buchführungspflicht:Was müssen Freiberufler wissen?
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Was gehört zu einer Buchführung?
experto.de:Was gehört zu einer Buchführung?
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Doppelte Buchführung / Bilanzierung für Unternehmen
fuer-gruender.de:Doppelte Buchführung / Bilanzierung für Unternehmen
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Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 283b StGB
schuldnerberatung.de:Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 283b StGB, 16.02.2021
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