Zuletzt aktualisiert: 23. Juni 2021

Sobald ein großes Projekt im Unternehmen ansteht, müssen alle notwendigen Vorkehrungen für einen reibungslosen Ablauf getroffen werden. Neben den ganzen organisatorischen Aspekten spielt vor allem die bürokratische Verwaltung anhand von Verträgen eine wichtige Rolle. Doch nicht selten kommt es vor, dass auch nach der vertraglichen Abmachung Änderungen im Prozess entstehen.

Dabei kann es sowohl zu Abweichungen bei der Kostenplanung, als auch zu Zeitverzögerungen bei der Fertigstellung des Projekts kommen. Um unangenehme Diskussionen zwischen den Vertragspartnern zu vermeiden, gibt es das sogenannte Claim Management. Was genau hinter diesem Begriff steckt, wer davon profitieren kann und alles Wichtige rund um das Thema Claim Management erfährst Du in unserem ausführlichen Ratgeber. (1).




Das Wichtigste in Kürze

  • Claim Management, auch Nachforderungsmanagement genannt, ist ein bedeutender Bestandteil des Projektmanagements. Dabei geht es grundlegend um den Umgang von vertraglichen Abweichungen während der Projektumsetzung. Hierbei können finanzielle sowie terminliche Forderungen an den Projektpartner gestellt werden.
  • Damit ein Projekt so reibungslos wie nur möglich ablaufen kann, ist die Zusammenarbeit mit einem Claim Manager besonders hilfreich. Neben einer sorgfältigen Vertragsgestaltung unterstützt dieser aktiv das Projekt und entwickelt präventive Strategien gegen mögliche Nachforderungen.
  • Vor allem in Großprojekten zwischen internationalen Partnern kann Claim Management häufig auftreten, da bei der Projektumsetzung umfangreiche Nachforderungen aufkommen können, die vor der vertraglichen Abmachung nicht mit einberechnet wurden.

Hintergründe: Was Du über Claim Management wissen solltest

Damit bei der Planung des nächsten Großprojekts nichts schiefgeht, müssen einige Aspekte beachtet werden. Wie Claim Management überhaupt funktioniert, ob es sich für Deine Situation lohnt und was sonst noch alles dazugehört, erläutern wir Dir nun ausführlich in unserem Ratgeber. Hier beantworten wir Dir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Claim Management.

Was versteht man unter Claim Management?

Claim Management bedeutet auf Deutsch Nachforderungsmanagement oder auch Nachtragsmanagement und stellt einen wichtigen Bestandteil des Projektmanagements dar. Unter diesem Begriff versteht man die Verwaltung von Handlungsschritten, die von einem bereits abgeschlossenen Vertrag abweichen. Ursachen dafür können beispielsweise verzögerte Lieferzeiten oder mangelhafte Dienstleistung sein.

Daraus ergeben sich oft während des Projektablaufs zeitliche sowie finanzielle Probleme, sodass bestimmte Änderungen, Erweiterungen oder auch Nachträge vorgenommen werden müssen. Man spricht dabei auch von sogenannten Claims, also Forderungen an den Vertragspartner, die terminliche und finanzielle Risiken auf das Projekt haben.(1, 2) Dabei unterscheidet man zwischen zwei Arten des Claim Managements:

Passives Claim Management

Beim passiven Claim Management wird besonders großen Wert auf die Vorbereitung und Risikoabwägung in Hinblick auf die Ansprüche der jeweils fordernden Person gelegt. Eines der bedeutendsten Faktoren dafür ist der Vertrag, denn dieser bildet die Grundlage für das gesamte Projekt.

Daher ist es umso wichtiger, den Vertrag bereits im Vorhinein ordentlich und sorgfältig zu erstellen. Auch die einzelnen Regeln sollten in Bezug auf deren möglichen Folgen genau geprüft werden, um gravierende Rechtsfehler durch nachträglich gesetzte Regeln zu vermeiden.(2)

Aktives Claim Management

Im aktiven Claim Management hingegen geht es um die tatsächliche Durchsetzung und Geltendmachung des Anspruchs. Hierfür stellt man sich zwei wichtige Fragen: Auf welcher Grundlage basiert der Anspruch und wie ist dieser zu bewerten? Auch die Auseinandersetzung mit der Gesetzesgrundlage ist hilfreich für eine genaue Überprüfung des Anspruchs.

Sobald alle nötigen Details geprüft wurden, folgt eine ordentliche Vorbereitung auf das Gerichtsverfahren. Dazu gehört neben einer guten Beweisgrundlage auch eine geschickte Verhandlung des Anspruchs, um erfolgreich an das Ziel der Umsetzung zu gelangen.(3)

Welche Aufgaben hat ein Claim Manager?

Ein Claim Manager beschäftigt sich hauptsächlich mit der Handhabung der Nachforderungen sowohl im passiven, als auch im aktiven Claim Management. Dazu zählen unter anderem Aufgaben wie die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Betreuung und Überwachung des Projektes und die aktive Dokumentation von Änderungen. Bei all diesen Aufgaben berücksichtigt er jedoch einen wichtigen Aspekt: den Projektablauf so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Claim Management Planung

Zusammenarbeit in einem Projekt ist das A und O für erfolgreiche Ergebnisse. Falls es doch einmal zu Schwierigkeiten während der Vorbereitung oder auch Umsetzung des Projekts kommen sollte, kann ein Claim Manager zu Rate gezogen werden. (Bildquelle: StartupStockPhotos / Pixabay)

Neben der Zusammenarbeit mit der Projektleitung setzt sich ein Claim Manager auch mit der Rechtsabteilung zusammen, um gemeinsam präventive Maßnahmen gegen Nachforderungen zu finden. Diese werden nicht nur bei der Vertragsgestaltung nützlich, sondern auch in der Projektumsetzung.

Unter Berücksichtigung der vertraglichen Fristen werden jegliche Änderungen während des Prozesses schriftlich dokumentiert, um ungewollte Auftragsrisiken so gering wie möglich zu halten.(2)

In welchen Bereichen macht Claim Management Sinn?

Claim Management kann in jedem Bereich vorkommen, in dem ein Projektleiter mit eingebunden ist. Auch der vertragliche Abschluss zwischen zwei Parteien, nämlich dem Projektleiter und dem jeweiligen Dienstleistungspartner bilden eine Basis für einen erfolgreichen Einsatz des Claim Managements.

Dabei ist die Auswahl an Projektumsetzungen nicht gerade klein. Im Folgenden zeigen wir Dir stichpunktartig die üblichsten Bereiche eines Claim Managements auf:

  • Bauwesen
  • Einkauf
  • IT-Dienstleistung

Neben den aufgelisteten Punkten gibt es natürlich auch weitere branchenspezifische Bereiche, in denen ein Claim Management aufkommen kann. Vor allem ergeben sich mit zunehmender Digitalisierung immer mehr Möglichkeiten für Großprojekte im Onlinemarkt.

Wie läuft der Prozess in einem Claim Management ab?

Je nach individueller Situation sowie dem Projektbereich kann der Prozess in einem Claim Management unterschiedlich ablaufen. Dennoch gibt es grundlegende Prozessschritte, die in deren Anwendung sehr ähnlich aufgebaut sind. Dazu zählen unter anderem diese wesentlichen Punkte:

  • Abklärung: Änderungen, Erweiterungen und Nachträge werden zwischen beiden Parteien abgeklärt.
  • Dokumentation und Prüfung: Nachdem die Forderungen schriftlich dokumentiert wurden, erfolgt eine Prüfung auf Richtigkeit durch den Claim Manager.
  • Anforderung: Sobald die Anforderung feststeht, wird dem Vertragspartner ein Angebot gestellt.
  • Zustimmung und Umsetzung: Bei erfolgreicher Zustimmung des Vertragspartners beginnt zeitnah die Umsetzung der Änderung sowohl im Vertrag als auch im Projekt.

Üblicherweise orientiert sich jeder Prozess im Claim Management an diesen Schritten. Damit Du genau verstehst, wie das in der Realität abläuft, erläutern wir Dir im folgenden Abschnitt anhand eines Beispiels einen möglichen Prozessablauf im Claim Management:

Beispiel eines Claim Management Prozesses

Ein Bauunternehmen bekommt den Auftrag, ein Badezimmer einzubauen. Dabei werden die Leistungen des Unternehmens mit der vertraglichen Laufzeit festgesetzt. Zum vereinbarten Termin werden die benötigten Teile einer sanitären Firma geliefert und der Bauleiter kümmert sich nun um den Einbau.

Nun stellt der Bauleiter fest, dass die Fläche für die Badewanne falsch abgemessen wurde und diese mangels Platz nicht eingebaut werden kann. Da die Badewanne nach diesen Maßen angefertigt wurde und dementsprechend erneut hergestellt werden muss, zieht sich der Einbauprozess für einige Wochen in die Länge.

Um die Fristen einzuhalten, stellt der Bauleiter kurzfristig mehr Mitarbeiter ein. Die dadurch entstehenden Zusatzkosten stellt der Bauleiter dem Sanitärdienst in Rechnung, da deren Monteure die fehlerhaften Abmessungen verursacht haben.

Das Unternehmen jedoch weigert sich die Kosten zu übernehmen, weil sie die Planungsfehler im Projektleiter sehen. Wenn sich keiner verantwortlich fühlt, die zusätzlichen Kosten zu übernehmen, kommt in solch einem Fall das Claim Management ins Spiel.(4).

Was muss man beim Claim Management beachten?

Bevor man sich jetzt einen Claim Manager aufsucht, sollte man vorab einige Hinweise beachten. Man sollte wissen, was genau hinter Claim Management steckt und was es für Auswirkungen auf das eigene Projekt haben kann. Dabei ist es auch wichtig zu verstehen, wie man solch eine Forderung am besten für sich nutzen kann, um zeit- sowie kostenaufwändige Schritte zu vermeiden.

Dazu gehört sowohl eine gute und sorgfältige Vorbereitung für die Umsetzung des Projekts, als auch eine genaue Dokumentation aller Veränderungen während des Prozesses. Bestenfalls erfolgt die Dokumentation in schriftlicher Form, um im Fall eines Claims diese korrekt und ausführlich begründen zu können.

Auch wenn die Forderung seitens des Projektpartners aufkommt, kann der eigene Standpunkt dank der schriftlichen Dokumentation besser nachvollzogen werden.(5)

Claim Management Vertrag

Damit das Großprojekt so reibungslos wie möglich ablaufen kann, werden sowohl eine sorgfältige Vorbereitung, als auch eine ausführliche Zusammensetzung des Projektvertrags erwartet. (Bildquelle: aymane jdidi / Pixabay)

Außerdem spielt auch die emotionale Handhabung der Situation mit dem Vertragspartner eine bedeutende Rolle. Um ungewollte Diskussionen zu vermeiden, ist eine ruhige und geschickte Herangehensweise während des Prozesses von Vorteil.

Zuerst sollte das Gespräch mit dem Projektpartner aufgesucht und die Situation geschildert werden, um gemeinsam eine Konfliktlösung zu finden. Damit spart man sich nicht nur Zeit und Energie, sondern auch enorm viel Geld, welches sonst für unzählige Gerichtsverfahren verbraucht wird.

Fazit

Abschließend kann man sagen, dass Claim Management ein breit gefächertes Thema ist. Neben der ordentlichen Vertragserstellung spielt auch die ständige Kontrolle und Dokumentation von Prozessschritten des Projektes eine wichtige Rolle. Dabei sollte die Zusammenarbeit mit dem Partner sowie das Ziel des Projekts vor den eigenen Interessen stehen.

Pauschal kann man nicht sagen, ob der Rat eines Claim Managers in jedem Fall vonnöten ist. Das hängt nämlich von der jeweiligen Situation ab, und meistens können erste Startschwierigkeiten mit den Projektpartnern geklärt werden. Daher ist eine genaue Recherche sowie Vorbereitung von großer Bedeutung, um die Vorteile des Claim Managements auf richtige Art und Weise für das eigene Projekt anwenden zu können.

Titelbild: Juan Ospina / Pixabay

Einzelnachweise (5)

1. affinis & PTS: Claim Management: Wie sie Abweichungen von vereinbarten Leistungen belegen und nachfordern können. Abgerufen am 06.05.2021.
Quelle

2. Projektmagazin: Projekte im Industrieanlagenbau. Risiken vermindern mit präventivem Claimsmanagement. Abgerufen am 06.05.2021.
Quelle

3. Axel Schröder: Claim Management – der richtige Umgang mit Forderungen! Abgerufen am 06.05.2021.
Quelle

4. Ronald Gleich, Michael Müller, Andrea Kämmler und Michael Staudinger: Managementherausforderungen im Großanlagenbau. Abgerufen am 06.05.2021.
Quelle

5. Hubspot: Claim Management: So gehen Sie mit Forderungen um. Abgerufen am 06.05.2021.
Quelle

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Fachartikel
affinis & PTS: Claim Management: Wie sie Abweichungen von vereinbarten Leistungen belegen und nachfordern können. Abgerufen am 06.05.2021.
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Internetbeitrag
Projektmagazin: Projekte im Industrieanlagenbau. Risiken vermindern mit präventivem Claimsmanagement. Abgerufen am 06.05.2021.
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Internetbeitrag
Axel Schröder: Claim Management – der richtige Umgang mit Forderungen! Abgerufen am 06.05.2021.
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Zeitschrift
Ronald Gleich, Michael Müller, Andrea Kämmler und Michael Staudinger: Managementherausforderungen im Großanlagenbau. Abgerufen am 06.05.2021.
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Internetbeitrag
Hubspot: Claim Management: So gehen Sie mit Forderungen um. Abgerufen am 06.05.2021.
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