Fahrtenbuch
Zuletzt aktualisiert: 31. März 2021

In einem Unternehmen müssen alle Einnahmen, Ausgaben und sonstige Geschäftsfälle festgehalten werden. Das gilt auch für die Strecken, die mit einem Dienstwagen zurückgelegt werden. Private Fahrten sind steuerlich nicht absetzbar und müssen deshalb als solche gekennzeichnet werden. Eine Möglichkeit dafür sind sogenannte Fahrtenbücher.

Doch was ist ein Fahrtenbuch und wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden? In unserem Ratgeber zum Thema Fahrtenbuch beantworten wir dir die meistgestellten Fragen. Zudem erklären wir dir, welche unterschiedlichen Arten es gibt und was das Finanzamt mit dem Fahrtenbuch zu tun hat.




Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Fahrtenbuch dient zur detaillierten Dokumentation der Nutzung eines Fahrzeuges. Somit können private von beruflichen Fahrten unterschieden werden.
  • Der geldwerte Vorteil für die Fahrten mit dem Dienstwagen aus privaten Gründen muss versteuert werden.
  • Es gibt keine offizielle Zertifizierung für Fahrtenbücher. Wichtig ist, dass sie den Anforderungen des Finanzamtes entsprechen.

Hintergründe: Was du über das Fahrtenbuch wissen solltest

Wenn du ein Dienstauto für private Zwecke einsetzt, solltest du einige Punkte über das Fahrtenbuch wissen. Deshalb haben wir dir in den folgenden Abschnitten die wichtigsten Informationen rund um die Thematik Fahrtenbuch zusammengefasst.

Was ist ein Fahrtenbuch und wofür wird es gebraucht?

In bestimmten Fällen muss ein Fahrzeughalter ein Verzeichnis über die einzelnen Fahrten mit dem Fahrzeug  nachweisen (1). Dann spricht man vom sogenannten Fahrtenbuch. Es geht also darum, wenn Arbeitnehmer oder Selbstständige das Fahrzeug neben beruflichen Zwecken auch privat nutzen.

Wenn das Fahrzeug beruflich genutzt wird, sind die Kosten steuerlich absetzbar. Bei privaten Fahrten ist das aber nicht der Fall. Nutzt ein Angestellter seinen Firmenwagen sowohl für berufliche als auch für private Zwecke, muss der geldwerte Vorteil für die Fahrten aus privaten Gründen versteuert werden.

Fahrtenbuch

Viele Arbeitnehmer und Selbstständige nutzen den Firmenwagen auch für private Zwecke. (Bildquelle: JESHOOTS / Pexels)

Mithilfe eines Fahrtenbuches wird also die Nutzung eines Fahrzeuges, zum Beispiel ein Firmenauto, detailliert dokumentiert. Diese Dokumentation kann für die Steuererklärung genutzt werden, um private Fahrten eindeutig von jenen, die beruflich sind, zu trennen (2). Ein Fahrtenbuch dient aber auch zur Kontrolle innerhalb eines Unternehmens, vor allem wenn mehrere Personen das gleiche Fahrzeug nutzen.

Wann muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Grundsätzlich ist das Führen von Fahrtenbüchern nicht verpflichtend. Der private Nutzungsanteil des Firmenwagens muss allerdings versteuert werden. Deshalb muss der Anteil an Privatfahrten nachgewiesen werden. Eine Möglichkeit dafür ist das Führen von Fahrtenbüchern. Alternativ kannst du auch die 1-Prozent-Regelung anwenden. Was genau das ist erfährst du im nächsten Abschnitt.

Notwendig wird ein Fahrtenbuch dann, wenn das Finanzamt Zweifel daran hat, ob das Fahrzeug überhaupt für betriebliche Zwecke genutzt wird oder wenn das Fahrzeug betrieblich genutzt wird und das Finanzamt von einer gemischten Nutzung ausgeht. Ein Fahrtenbuch kann also zu Kontrollzwecken vom Finanzamt oder von der Polizei zur Einsichtnahme gefordert werden.

Ist ein Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung besser?

Um den Privatanteil eines Dienstwagens zu versteuern, kannst du zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch wählen. Die Methode darfst du nur zu Jahresbeginn oder beim Wechsel des Fahrzeugs ändern.

1-Prozent-Regelung

Bei der 1-Prozent-Regelung handelt es sich um eine einkommenssteuerliche Regelung, um die Kosten der privaten Nutzung eines betrieblichen Fahrzeuges einzuschätzen. Als geldwerter Vorteil für die private Nutzung gilt für jeden Monat 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeuges (3). Es ist also unabhängig davon, wie teuer du das Auto angeschafft hast.

Zusätzlich wird der Wert der Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03 Prozent je Entfernungskilometer geschätzt. Es wird also jeder Kilometer mit 0,03 Prozent des Listenpreises multipliziert. Die nach der 1-Prozent-Regelung geschätzten Werte beziehen sich immer auf ein Monat. Deshalb musst du die Werte aufs Jahr gerechnet verzwölffachen (3).

Vergleich von Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung

Wird der Firmenwagen viel privat genutzt ist die 1-Prozent-Regelung meist günstiger. Es gibt aber einige Situationen, in denen die 1-Prozent-Regelung relativ teuer sein kann. Nachfolgend haben wir dir einige Beispiele aufgelistet, bei denen das Fahrtenbuch günstiger sein kann:

  • Der Bruttolisten Neupreis des Fahrzeuges ist sehr hoch.
  • Das Fahrzeug ist relativ alt oder du hast es gebraucht gekauft.
  • Wohnung und Arbeitsplatz sind weit voneinander entfernt.
  • Geeignetes Nachweisinstrument für Fahrer mit geringem Privatnutzungsanteil (4).
  • Wenn das Fahrzeug bereits völlig abgeschrieben ist.
  • Wenn Betriebsausgaben wie Sprit oder Kfz-Versicherung relativ niedrig sind.

Die jährliche Fahrleistung und der Umfang der Privatnutzung sind ausschlaggebende Faktoren bei der Entscheidung, ob ein Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung günstiger ist (5).

Wer mit einem teuren Dienstwagen wenig fährt, sollte eher auf das Fahrtenbuch zurückgreifen. Auch wenn das Auto schon älter ist und die Betriebsausgaben niedrig sind ist ein Fahrtenbuch die bessere Wahl, denn beim Fahrtenbuch zählen fast alle Kosten, wie Reperaturen, Leasinggebühren oder die Versicherung.

Als Arbeitgeber solltest du nachrechnen und mit deinem Steuerberater klären, in welchen Fällen es Vorteilhafter ist ein Fahrtenbuch zu führen. Wenn du dir die Mühe machst und ein Fahrtenbuch führst, kannst du Steuervorteile erwarten. Damit das Finanzamt den Kostennachweis anerkennt, musst das Fahrtenbuch allerdings ordnungsgemäß geführt werden.

Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Es gibt keine offizielle Vorlage, wie ein Fahrtenbuch zu führen ist. Dennoch sollte ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt werden. Es sollte die Fragen wer, wie, wann und warum beantworten. Grundsätzlich muss jede Fahrt mit dem jeweiligen Zweck dokumentiert werden. Man unterschiedet zwischen Dienstfahrten und privaten Fahrten (6).

Bei dienstlichen Fahrten muss das Datum der Fahrt, der Startort und der Zielort  im Fahrtenbuch enthalten sein. Außerdem muss du den Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, den Reisezweck und bei längeren Strecken den Reiseweg dokumentieren. Der Kunde oder der Geschäftspartner sollte ebenfalls angeführt werden. Wenn mehrere Personen das Auto nutzen, sollte auch der jeweilige Fahrer eingetragen werden. Bei privaten Fahrten genügt das Datum und die Kilometerangaben.

Folgende Anforderungen gelten für die Form eines Fahrtenbuches:

  • Das Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch geführt werden und darf nicht aus Einzelblättern bestehen.
  • Die Dokumentation muss zeitgerecht und fortlaufend erfolgen.
  • Nachträge sind nicht erlaubt. Sind Änderungen erforderlich, musst du diese klar kennzeichnen.
  • Die Einträge müssen vollständig, korrekt, leserlich und übersichtlich sein (7).

Du fragst dich jetzt bestimmt welche verschiedenen Arten von Fahrtenbüchern es überhaupt gibt. Genau zu diesem Aspekt möchten wir dir jetzt genauere Informationen geben.

Welche Arten von Fahrtenbüchern gibt es?

Neben den handschriftlichen Fahrtenbüchern in Papierform gibt es auch elektronische. Davon gibt es viele verschiedene. Wir haben dir hier die wichtigsten elektronischen Möglichkeiten samt Erklärungen aufgelistet (2).

Art Erklärung
Fahrtenbuch-Apps Über eigene Apps können alle Fahrten protokolliert werden. Die eingetragenen Daten werden dann auf eine Computer-Software übertragen.
Fahrtenbuch-Stecker Der Fahrtenbuch-Stecker wird an der Boardsteckdose im Fahrzeug angebracht. Die Fahrten werden automatisch aufgezeichnet. Die Hardware orientiert sich dabei am Kilometerstand sowie am GPS-Signal.
Festinstallierte Fahrtenbücher im Fahrzeug Fahrtenbücher können bereits direkt im Auto verbaut sein, zum Beispiel als Teil des integrierten Navigationsystems.

Nach jeder Fahrt Uhrzeit und Kilometerzahl ablesen kann ziemlich mühsam werden. Elektronische Fahrtenbücher können diese Pflicht erleichtern. Zudem wird der Papierkram reduziert und die Kommunikation mit dem Büro verbessert (8).

Eine App eignet sich vor allem dann, wenn du nicht gleich mit einer Komplettlösung starten möchtest, sondern die digitale Aufzeichnung zuerst ausprobieren willst. Apps haben den Vorteil, dass sich das Fahrzeug per GPS orten lässt. So muss du den Startort und den Zielort nicht selbst eintragen.

Weil die App aber manuelle Eingaben verlangt und die Streckenmessung mittels GPS oft ungenau ist, solltest du als Firmenwagennutzer auf lange Sicht in eine hardwarebasierte Lösung investieren.

Für die Betriebsprüfung müssen elektronisch Daten digital auswertbar sein. Die Steuerbehörde darf für die Betriebsprüfung noch zehn Jahre später in deine Auswertungen einsehen.

Wie prüft das Finanzamt das Fahrtenbuch?

Fahrtenbücher werden von den Finanzämtern stichprobenartig überprüft. Dabei werden die Angaben des Fahrtenbuches mit weiteren eingereichten Belegen, wie zum Beispiel Tankbelege, Werkstattbelege oder Termineintragungen, verglichen.

Verglichen wird hierbei das Datum und die Uhrzeit, die auf den Rechnungen angegeben sind.

Der Prüfer des Finanzamtes gleicht also die Kilometerstände laut Fahrtenbuch mit jenen der Werkstattrechnung. Der Prüfer sucht stichprobenartig nach Umwegfahrten aus privaten Zwecken, die nicht aufgezeichnet wurden. Der Prüfer sucht also nach Mängeln bei der Aufzeichnung (9).

Welche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt?

Handschriftliche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt akzeptiert, wenn sie gebunden sind und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert wurden. Auch elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt. Dabei musst du darauf achten, dass die Einträge nicht nachträglich geändert werden können (2). Das Finanzamt besteht auf Manipulationssicherheit. Wenn du nachträglich etwas eintragen oder ändern willst, muss die Korrektur nachvollziehbar sein.

Fahrtenbuch

Das Finanzamt akzeptiert sowohl handschriftliche als auch elektronische Fahrtenbücher. (Bildquelle: Sarah Shaffer/ Unsplash)

Exel-Fahrtenbücher werden vom Finanzamt nicht akzeptiert, denn hier könnten die Daten nachträglich manipuliert werden. Das gilt natürlich auch für andere Programme wie Word. Solche Nachweise sind nicht zulässig (2).

Was passiert wenn das Fahrtenbuch nicht akzeptiert wird?

Wenn kein Fahrtenbuch geführt wird oder die Aufzeichnungen den Anforderungen des Finanzamtes nicht entsprechen, dann wird in der Regel der geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung berechnet.

Bei keinem oder nicht akzeptiertem Fahrtenbuch gilt die 1-Prozent-Regelung.

So können aber deutliche steuerliche Nachteile entstehen.

Wenn eine bewusste Fahrtenbuchfälschung vorliegt, kann es zu einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung kommen (7).

Fahrtenbücher sollten daher immer korrekt und ordnungsgemäß geführt werden.

Fazit

Viele Dienstwagenfahrer sparen mit einem Fahrtenbuch Steuern und Zeit. Mit dem Fahrtenbuch können private Fahrten von dienstlichen Wegen unterschieden werden. Für Fahrer mit geringem Privatnutzungsanteil ist das Fahrtenbuch das bestmögliche Nachweisinstrument.

Egal ob handschriftlich oder elektronisch, wichtig ist eine ordnungsgemäße, zeitgerechte und korrekte Dokumentation. Für das Finanzamt ist vor allem die Manipulationssicherheit von großer Bedeutung. Exel-Tabellen oder Worddokumente sind daher nicht zulässig, denn diese können nachträglich noch verändert werden. Wenn du kein Fahrtenbuch führst oder es den Anforderungen nicht entspricht, wird der geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung berechnet.

Bildquelle: Jahongir ismoilov/ Unsplash

Einzelnachweise (9)

1. Krumme, Jan-Hendrik : Stichwort: Fahrtenbuch. In: Springer Gabler Verlag (Hrsg.): Gabler Wirtschaftslexikon 2018. Abgerufen am 16.03.2021.
Quelle

2. Buchhaltung einfach sicher.de: Fahrtenbuch führen ‍‍einfach erklärt. Abgerufen am 16.03.2021.
Quelle

3. Dennerlein, Brigitta : Stichwort: Ein-Prozent-Regelung. In: Springer Gabler Verlag (Hrsg.): Gabler Wirtschaftslexikon 2018. Abgerufen am 16.03.2021.
Quelle

4. Thöne, Michael (2012): Reform der Besteuerung von privat genutzten Dienstwagen. Köln
Quelle

5. Trialog-Magazin.de: Günstiger fahren: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung? Abgerufen am 17.03.2021.
Quelle

6. Unternehmer.de: Fahrtenbuch. Abgerufen am 17.03.2021.
Quelle

7. FinanceScout24.de: Das Fahrtenbuch: Fahrten auflisten, Steuern sparen. Abgerufen am 17.03.2021.
Quelle

8. Finanz.at: Fahrtenbuch führen - Vorlage & Software für elektronisches Fahrtenbuch. Abgerufen am 17.03.2021.
Quelle

9. Deutsche Handwerks Zeitung: Fahrtenbuch: Das Finanzamt fährt immer mit. Abgerufen am 17.03.2021.
Quelle

Warum kannst du mir vertrauen?

Wirtschaftslexikon
Krumme, Jan-Hendrik : Stichwort: Fahrtenbuch. In: Springer Gabler Verlag (Hrsg.): Gabler Wirtschaftslexikon 2018. Abgerufen am 16.03.2021.
Gehe zur Quelle
Internetbeitrag
Buchhaltung einfach sicher.de: Fahrtenbuch führen ‍‍einfach erklärt. Abgerufen am 16.03.2021.
Gehe zur Quelle
Wirtschaftslexikon
Dennerlein, Brigitta : Stichwort: Ein-Prozent-Regelung. In: Springer Gabler Verlag (Hrsg.): Gabler Wirtschaftslexikon 2018. Abgerufen am 16.03.2021.
Gehe zur Quelle
Fachartikel
Thöne, Michael (2012): Reform der Besteuerung von privat genutzten Dienstwagen. Köln
Gehe zur Quelle
Artikel
Trialog-Magazin.de: Günstiger fahren: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung? Abgerufen am 17.03.2021.
Gehe zur Quelle
Internetbeitrag
Unternehmer.de: Fahrtenbuch. Abgerufen am 17.03.2021.
Gehe zur Quelle
Internetbeitrag
FinanceScout24.de: Das Fahrtenbuch: Fahrten auflisten, Steuern sparen. Abgerufen am 17.03.2021.
Gehe zur Quelle
Artikel
Finanz.at: Fahrtenbuch führen - Vorlage & Software für elektronisches Fahrtenbuch. Abgerufen am 17.03.2021.
Gehe zur Quelle
Zeitungsartikel
Deutsche Handwerks Zeitung: Fahrtenbuch: Das Finanzamt fährt immer mit. Abgerufen am 17.03.2021.
Gehe zur Quelle
Testberichte