Zuletzt aktualisiert: 15. April 2021

Wer mit einem Kunden beim Mittagessen Pläne bespricht oder als Arbeitgeber ein Weihnachtsessen organisiert, der kann dies von seinen Steuern absetzen. Oder, zumindest einen Teil davon.

Es gibt dabei immerhin einige Regeln zu beachten, damit das Finanzamt deine Aufwendungen akzeptiert und du sie dann absetzen kannst. Wir helfen dir, bei all den Regelungen und Dokumentationspflichten den Überblick zu behalten.




Das Wichtigste in Kürze

  • Bewirtungskosten werden vom Finanzamt streng geprüft. Die Kosten müssen also sehr gut dokumentiert sein, damit sie akzeptiert werden.
  • Es können nur Kosten von den Steuern abgesetzt werden, die auch wirklich einen geschäftlichen Grund haben. Du musst also beweisen können, warum das Geschäftsessen betrieblich nötig war.
  • Wenn das Finanzamt deine Aufwendungen anerkennt, darfst du je nach Art der Ausgaben 70 bis 100 Prozent davon von den Steuern absetzen.

Definition: Was haben Geschäftsessen mit Steuerabzügen zu tun?

Jedes Jahr ist es wieder aufs Neue soweit. Die Steuererklärung muss abgegeben werden. Dabei versucht jeder, alles von den Steuern abziehen, was er kann, um möglichst wenige Steuern bezahlen zu müssen.

Was Viele aber nicht wissen, ist, dass man auch Geschäftsessen unter gewissen Bedingungen von seinen Steuern abziehen kann. Dass du dein Mittagessen von deinen Steuern abziehen kannst, klingt vielleicht zu gut, um wahr zu sein. Unter bestimmten Umständen ist es aber möglich. Unter Bewirtungskosten fallen nämlich alle Geschäftsessen, die betrieblich oder geschäftlich veranlasst sind. Du musst also nachweisen können, dass der Sinn des Geschäftsessens beruflicher Natur war. Also kannst du das Geschäftsessen zum Beispiel in einem Restaurant mit guter deutscher Küche bei der Steuer absetzen.

Es gibt jedoch einige Regeln und Pflichten zu beachten, damit das auch wirklich klappt. Wir erklären dir deshalb hier, was nötig ist, damit auch du im nächsten Jahr nicht mehr zu viele Steuern bezahlst.

Hintergründe: Was du über das Absetzen von Geschäftsessen wissen solltest

Vielleicht hast du schon einmal gehört, dass man Kosten für Geschäftsessen von den Steuern absetzen kannst, weisst aber nicht genau, was erlaubt ist? Hier findest du die häufigsten Fragen und Antworten, damit du bestimmt nicht zu viele Steuern bezahlst.

Warum sollte ich Kosten für Geschäftsessen überhaupt absetzen?

Es gibt viele Berufe, wie beispielsweise Vertreter, Journalisten oder Berater, bei welchen ein gemeinsames Essen oft beruflich nötig ist. Genau deshalb ist es möglich, geschäftliche Auslagen für sogenannte Bewirtungskosten von seinen Steuern abzuziehen. Erfüllt dein Antrag alle Voraussetzungen, welche für eine Absetzung sprechen, so erhältst du 70 Prozent deiner Ausgaben zurück.

Erfüllt dein Antrag alle Voraussetzungen, welche für eine Absetzung sprechen, so erhältst du 70 Prozent deiner Ausgaben zurück.

Warum nur 70 Prozent, fragst du dich? Der restliche Drittel gilt grundsätzlich als privat, da du mit deinem Restaurantbesuch schliesslich auch private Kosten sparen kannst, indem du mitisst.

Anders ist dies bei sogenannten betrieblich veranlassten Bewirtungen. Darunter fallen klassische Geschäftsessen. Hier werden 100 Prozent der Auslagen zurückerstattet, ohne dass private Kosten mit einberechnet werden. (1)

Damit du auch unterscheiden kannst, ob deine Kosten betrieblich oder geschäftlich veranlasst sind, findest du hier noch einmal eine Übersicht der Kriterien.

Art der Bewirtungskosten Kriterien Beispiel
geschäftlich   GeschäftspartnerInnen oder Nicht-Mitarbeitende werden aus geschäftlichen Gründen verköstigt. Da auch oder nur auswärtige Personen dabei sind, können 70 Prozent der Ausgaben abgesetzt werden. Business-Meeting in einem Restaurant, Treffen von Kunden auf ein Getränk, Geschäftsfeier mit eingeladenen Parterinnen und Partnern
betrieblich Hier konsumieren nur Mitarbeitende der Firma. Es können deshalb 100 Prozent der Ausgaben abgesetzt werden. Beispiele hierfür sind Mitarbeiterschulungen mit Verköstigung oder interne Weihnachtsfeiern. 

Es gibt also einen Unterschied, ob externe Partner oder Kunden verköstigt werden, oder ob sich das Geschäftsessen auf Mitarbeitende reduziert. Je nach dem kann ein höherer Anteil der anfallenden Kosten abgesetzt werden.

Welche Kosten kann ich absetzen?

Doch was fällt überhaupt unter diese Bewirtungskosten, und was nicht? Dazu gehören vor allem das Essen und Trinken in Gaststätten, natürlich nur aus geschäftlichen Gründen.

Dinge wie Hochzeiten oder Geburtstage, die mit Mitarbeitern gefeiert werden, gelten eher als private Feiern und fallen darum nicht unter diese Bewirtungskosten, die abgezogen werden können.

Auch Ausgaben für Getränke können als Bewirtungskosten angegeben werden. (Bildquelle: unsplah / krakenimages)

Damit die Kosten auch wieder zurückgezahlt werden, stellt das deutsche Finanzamt aber einige Bedingungen und betrachtet ziemlich genau, welche Bewirtungskosten wirklich aus geschäftlichen Gründen entstanden sind. So ist es eher selten, dass Restaurantbesuche an Wochenenden oder Feiertagen bewilligt werden.

Beantragt werden können aber alle Kosten für Essen und Trinken - egal ob am Mittag oder am Abend. Auch Garderobengebühren oder sogar Trinkgeld fallen unter die Bewirtungskosten. (2)

Wer darf Geschäftsessen von seinen Steuern abziehen?

Grundsätzlich können vor allem Selbstständige und Unternehmer von dieser Absetzung profitieren. Wie wahrscheinlich eine Rückzahlung ist, hängt natürlich auch vom Beruf des Antragsstellers ab.

Unter Umständen können auch Arbeitnehmer ihre Bewirtungskosten absetzen, beispielsweise, wenn sie auf Geschäftsreise sind. Wichtig ist nur, dass hierbei ein genauer Grund für ein Treffen angegeben und belegt werden kann. Nur dann wird die Absetzung höchstwahrscheinlich akzeptiert. (3)

Was muss ich für die Absetzung meines Geschäftsessens alles belegen?

Die deutsche Abzugsbeschränkung, in welcher die Dokumentationspflichten beschrieben sind, hält folgende Forderungen für die Rückzahlung der Bewirtungskosten fest:

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen. (4)

Damit die Chancen auf eine Rückzahlung gut stehen, solltest du also einfach zusammengefasst folgende Punkte belegen können:

  • eine maschinelle Quittung mit allen Einzel- und Gesamtpreis der konsumierten Speisen
  • Anlass der Bewirtung und anwesende Personen sollen aufgeführt werden (meist auf der Belegrückseite)
  • Unterschrift und Datum des Essens

Wie oft darf ich Geschäftsessen von meinen Steuern abziehen?

Wie oft du Geschäftsessen von deinen Steuern abziehen sollst, ist nicht klar geregelt. Die Sprache ist nur von einem “angemessenen Rahmen”. Auch hier gilt wieder: Was angemessen ist, hängt von deinem Beruf ab.

Du solltest nicht über die Stränge schlagen.

Obwohl es keine klare Obergrenze gibt, kann es also sein, dass dass das Finanzamt bei zu regelmässigen Auslagen nicht für die Kosten aufkommt. Du solltest also nicht über die Stränge schlagen.

Wie genau werden die Bewirtungskosten vom Steueramt geprüft?

Wie bereits erwähnt, werden Kosten für Geschäftsessen oder Bewirtungskosten sehr genau vom zuständigen Finanzamt geprüft. Umso wichtiger ist es also, den Grund für das Treffen möglichst genau belegen zu können und zeitnah einzureichen. (5)

Bei Essen, welche in einer Gaststätte stattfinden, sind die Prüfenden oft weniger kritisch, bei Anlässen auf dem Firmengelände oder sogar in privatem Raum sind dafür umso mehr Angaben nötig, um die Kosten absetzen zu können.

Gibt es eine maximale Höhe an abzusetzender Kosten für Geschäftsessen?

Auch bezüglich Höhe der Auslagen gibt es keine klar definierte Obergrenze. Es gilt also das gleiche Prinzip wie bei der Regelmässigkeit der Ausgaben.

Angemessenheit ist das Kriterium dafür, ob du deine Absetzungen erhältst oder nicht. Hierfür werden die Kosten auch mit ähnlichen Berufszweigen verglichen und auf ihre Verhältnismässigkeit hin geprüft.

Geschäftsessen absetzen: Die besten Tipps & Tricks für den Steuerabzug der Bewirtungskosten

Wenn die nächste Steuererklärung ansteht, hast du keine Fragen mehr, was das Absetzen von Geschäftsessen angeht. Diese Tipps und Tricks helfen dir beim Beantragen der Bewirtungskosten.

Sogar Trinkgeld ist absetzbar

Zähle das nächste Mal nicht nur die Ausgaben für die konsumierten Speisen zu den Bewirtungskosten, sondern auch das Trinkgeld, das du gegeben hast. Denn auch wenn es jedes Mal nur nach wenig aussieht, summieren sich diese kleinen Beträge aufs Jahr hinaus.

Überwache deine eingereichten Abzüge

Manchmal lohnt es sich, die eigenen Anträge zu überprüfen oder noch ein zweites Mal nachzureichen, falls dein Antrag zurückgewiesen wird, weil einige Informationen gefehlt haben.

Mittlerweile gibt es auch einige Gerichtsfälle, wo Abschiedsfeiern oder Geburtstagsfeiern als absetzbar deklariert wurden. Innerhalb eines Monats kannst du also, wenn ähnliche Umstände vorliegen, Einspruch einlegen und auf diese Gerichtsverfahren verweisen.

Reiche die maschinelle Quittung zeitnah ein

Die Angaben zu den Bewirtungskosten sind zeitnah zu machen, damit diese bewilligt werden. Reiche deine Informationen also wenn immer möglich innert zehn Tagen ein.

Fazit

Nach einem Geschäftsessen die Quittung zu behalten lohnt sich: Egal ob du Arbeitgeber oder Arbeitnehmer bist, kannst du je nach Beruf und Begründung deine Ausgaben dafür von deinen Steuern absetzen.

Wichtig dabei ist, dass du alle nötigen Informationen von Anfang an bereitstellst und mit den Ausgaben nicht den Rahmen sprengst. Die beantragten Kosten sollten sich in einem angemessenen Rahmen befinden, denn das Finanzamt prüft die Bewirtungskosten sehr genau.

Bildquelle: unsplash/ Ibrahim Boran

Einzelnachweise (5)

1. Braun & Braun Steuerverwaltungsgesellschaft: Geschäftsessen und Bewirtungsbeleg – was Sie beachten müssen (01.03.2019)
Quelle

2. Rüdiger Happe: Bewirtungskosten: Das müssen Sie beim Absetzen von der Steuer beachten (17.02.2021)
Quelle

3. Vereinige Lohnsteuerhilfe e. V.: So können Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen (15.10.2020)
Quelle

4. Bundesamt für Justiz: Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen
Quelle

5. Erwin Glaab: Geschäftsessen absetzen | Tipps und Hinweise (20.05.2020)
Quelle

Warum kannst du mir vertrauen?

Experten-Artikel
Braun & Braun Steuerverwaltungsgesellschaft: Geschäftsessen und Bewirtungsbeleg – was Sie beachten müssen (01.03.2019)
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Rüdiger Happe: Bewirtungskosten: Das müssen Sie beim Absetzen von der Steuer beachten (17.02.2021)
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Online-Artikel
Vereinige Lohnsteuerhilfe e. V.: So können Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen (15.10.2020)
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Gesetzesartikel
Bundesamt für Justiz: Einkommensteuergesetz (EStG) § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen
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