Mahngebühren
Zuletzt aktualisiert: 11. Mai 2021

Jeder hat schon einmal vergessen, eine Rechnung pünktlich zu bezahlen. Lästig ist das nur, wenn du dann plötzlich eine Mahnung zugeschickt bekommst und dadurch zusätzliche Kosten für dich entstehen. Aber wie läuft das eigentlich genau mit diesen Mahngebühren? Denn diese zusätzlichen Gebühren sind nicht immer zulässig. In diesem Ratgeber klären wir dich über alle wichtigen Fragen zum Thema Mahngebühren auf.

Denn es gibt gesetzliche Regelungen, wann Mahngebühren überhaupt entstehen und wie hoch diese sein dürfen. Du kannst dich also durchaus gegen unrechtmäßige Mahngebühren wehren. Manchmal kann es allerdings auch besser sein zu bezahlen, da sonst auch noch andere Kosten dazukommen können. Hier erfährst du alles, was du wissen musst.




Das Wichtigste in Kürze

  • Mahngebühren können erst nach Verstreichen einer angemessenen Zahlungsfrist entstehen. Wenn du eine offene Rechnung nicht innerhalb der Frist begleichst, kann dir der Gläubiger eine Mahnung schicken und Mahngebühren verrechnen.
  • Mahngebühren können nicht willkürlich festgelegt werden. Es dürfen nur die tatsächlich anfallenden Kosten verrechnet werden. Das sind üblicherweise Material- und Portokosten.
  • Kosten für Personalaufwand oder technische Kosten dürfen nicht in die Mahngebühren mit eingerechnet werden. Daher belaufen sich die Mahngebühren in der Regel auf 1 bis 4 Euro.

Mahngebühren: Was du wissen solltest

In unserem Ratgeber klären wir dich über alles Wissenswerte zum Thema Mahngebühren auf. Wann sind diese zusätzlichen Gebühren zulässig und wann nicht. Denn es gibt klare gesetzliche Regelungen.

Was sind Mahngebühren?

Die Mahnung ist im Grunde genommen eine Zahlungserinnerung. Voraussetzung für eine Mahnung ist der Verzug des Schuldners, welcher im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt ist(1). Mahngebühren werden vom Gläubiger bei Zahlungsverzug des Schuldners erhoben. Das heißt, wenn du eine Rechnung nicht innerhalb der vorgegebenen Frist bezahlst, kann dir der Gläubiger nach Ende der Frist eine Mahnung schicken, um dich an die Zahlung zu erinnern.

Wenn du eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlst, können dir Mahngebühren verrechnet werden. (Bildquelle: Josh Appel / Unsplash).

Die dafür entstandenen Kosten kann der Gläubiger von dir in Form von Mahngebühren zurückverlangen. Allerdings richtet sich die Höhe der Gebühren nach dem tatsächlichen Aufwand für den Gläubiger.

Unangemessen hohe Mahnpauschalen sind daher in der Regel nicht zulässig. Denn es können nur Kosten für Papier und Briefumschläge sowie Porto verlangt werden. Die Berechnung der Mahngebühren darf keine Personalkosten oder Verwaltungsaufwand miteinbeziehen.

Ab wann entstehen Mahngebühren?

Erst bei Ende der vertraglich vereinbarten Zahlungsfrist kann vom Gläubiger eine erste Mahnung ausgeschickt werden. Dadurch entstehen bereits Mahngebühren. Obwohl viele Firmen für die erste Mahnung keine Gebühren verlangen, ist die Verrechnung von Mahngebühren ab der zweiten Zahlungsaufforderung zulässig. Dies entspricht also bereits der ersten Mahnung, da die erhaltene Rechnung als erste Zahlungsaufforderung gilt.

Durch die Mahnung kommst du als Schuldner in Verzug(2). Mit dieser Zahlungserinnerung bekommst du auch gleichzeitig eine neue Frist zur Bezahlung deiner offenen Rechnung.

Hältst du diese Frist wieder nicht ein, so kann der Gläubiger nach Verstreichen der Frist Verzugszinsen oder sogar Schadenersatz verlangen. Häufig werden nach Ende der ersten Mahnfrist auch weitere Mahnungen verschickt. Auch dafür fallen wieder Mahngebühren für dich an.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?

Es ist eine unangenehme Lage für den Dienstleister, seine Kunden an die Bezahlung der offenen Rechnung zu erinnern. Es hat sich daher eingebürgert, einen mehrstufigen Mahnprozess anzuwenden.

Oft folgt vor der ersten Mahnung auch noch eine Zahlungserinnerung. Bei jeder Mahnung gibt es eine neue Zahlungsfrist von meist einer Woche. Drei Mahnstufen sind durchaus üblich.

Mahnstufen Mahngebühren
Zahlungserinnerung Noch keine Gebühren
1. Mahnung 1 - 4 Euro
2. Mahnung 1 - 4 Euro
3. Mahnung 1 - 4 Euro

Das Gesetz hat keine absolute Höhe der Mahngebühren definiert. Allerdings dürfen grundsätzlich durch die Mahngebühren nur die Kosten der Mahnung gedeckt werden. Es muss sich also um einen angemessenen Betrag handeln. Ein Dienstleister kann also eine Mahnkostenpauschale nicht unwillkürlich festlegen.

Zudem gibt es mittlerweile auch schon einige Gerichtsurteile über zu hohe Mahngebühren. Viele Gläubiger legen die Höhe der Mahngebühren im Vertrag oder ihren AGB fest.

Wie hoch sind Mahngebühren vom Staat?

Für staatliche und öffentlich-rechtliche Organisationen gelten andere Gebühren. Diese können höher sein als die tatsächlich angefallenen Kosten. Es kann also wesentlich teurer kommen, wenn du z. B. deinen Rundfunkbeitrag nicht rechtzeitig bezahlst. Das betrifft auch etwaige Steuerzahlungen. In letzterem Fall bezeichnet man das als Säumniszuschlag und hat eine Frist von drei Tagen(3).

Die Höhe von Mahnungen auf der Bundesebene wird durch das Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz geregelt. Demnach können Mahngebühren 0,5 % des Mahnbetrages ausmachen(4). Beziehungsweise liegen die Mahngebühren zwischen mindestens 5 Euro und werden auf maximal 150 Euro beschränkt.

Welche Mahngebühren sind zulässig?

Der Gläubiger darf dir an Mahngebühren nur jene Kosten in Rechnung stellen, die ihm durch die Mahnung tatsächlich auch anfallen. Dabei handelt es sich meist um Materialkosten. Überhöhte Mahnpauschalen können also unter Umständen unzulässig sein. Folgende Kosten sind anrechenbar:

  • Papierkosten
  • Kosten für Briefumschläge
  • Portokosten

Diese Kosten sind also im Normalfall sehr überschaulich und kommen nur in sehr seltenen Fällen über 1 - 4 Euro. Gerade bei Mahnpauschalen ist es nicht immer eindeutig, wie sich diese zusammensetzen. Du kannst eine Aufschlüsselung der Kosten einer Pauschale verlangen.

Welche Mahngebühren sind nicht zulässig?

Die Mahngebühren können sich prinzipiell nur aus den Kosten, die beim Verschicken einer Mahnung entstanden sind, zusammensetzen. Das bezieht sich vor allem auf das Material. Folgende Aufwände können nicht in die Mahnkostenpauschale mit einberechnet werden:

  • Verwaltungsaufwand
  • Personalkosten
  • Technische Kosten

Der Gläubiger darf weder Verwaltungs- noch Personalkosten mit seinen Mahngebühren verrechnen. Auch technische Kosten, wie z. B. für den Computer, sind nicht erlaubt. Inzwischen haben auch bereits viele Gerichtsurteile überhöhte Mahnpauschalen von Telefonanbietern und Stromversorgern für unwirksam erklärt. Einige Beispiele findest du hier:

Anbieter Mahngebühren Urteil Datum
Vodafone D2 GmbH 9 Euro Oberlandesgericht Düsseldorf(5) 13.02.2014
Mobilcom-Debitel GmbH 5,95 Euro Landesgericht Kiel(6) 19.03.2018
Süwag Vertrieb AG und Co. KG 2,50 Euro Bundesgerichtshof(7) 26.06.2019

Obwohl es grundsätzlich keine gesetzliche Grenze für Mahngebühren gibt, so lässt sich die Rechtsprechung dieser Urteile doch auf andere Fälle übertragen. Denn die Berechnung einer Mahnpauschale kann nicht unwillkürlich erfolgen.

Wie wehrst du dich gegen überhöhte Mahngebühren?

Sollte die Mahnung nach verstrichener Zahlungsfrist eintreffen, so werden dir wahrscheinlich auch Mahngebühren aufgebrummt. Wie hoch diese sein dürfen, kann man leider nicht pauschal beantworten. Grundsätzlich gilt aber, dass Mahngebühren über circa 4 Euro nur selten gerechtfertigt sind.

Sind die Mahngebühren eindeutig überhöht, kannst du den Mahnenden in einem Schreiben auf die oben genannten Urteile hinweisen. Du kannst vom Gläubiger auch eine konkrete Auflistung für die Kosten verlangen. Im Idealfall zahlst du aber trotzdem schon einmal deine offene Rechnung. Denn diese musst du auf jeden Fall begleichen.

Mahngebühren

Zur Berechnung der Mahngebühren dürfen nur die tatsächlich entstandenen Aufwände berücksichtigt werden. Das sind hauptsächlich Material- und Portokosten. Der Personalaufwand darf nicht verrechnet werden. (Bildquelle: Clayton Robbins/ Unsplash)

Es kann zum Beispiel auch sein, dass du deine Rechnung bereits bezahlt hast, du aber trotzdem ein Mahnschreiben geschickt bekommst. Ist dies der Fall, teile dem Dienstleister einfach mit, wann du die Rechnung beglichen hast und dass du die Mahnung als gegenstandslos betrachtest. Du brauchst also keine Mahngebühren zu bezahlen.

Du kannst dich auch an die örtliche Verbraucherzentrale wenden. Auch sie können dir bei zu hohen Mahngebühren weiterhelfen. Es lohnt sich nämlich nur selten, einen Anwalt einzuschalten, denn Anwaltskosten können relativ hoch sein.

Ist man dazu verpflichtet Mahngebühren zu zahlen?

Wenn du eine Zahlungsfrist nicht einhältst und dir der Gläubiger deshalb eine Mahnung schicken muss, dann befindest du dich in Zahlungsverzug. Zudem darf er dann auch Mahngebühren für das Mahnschreiben von dir einheben. Grundsätzlich bist du also verpflichtet, diese zusätzlichen Gebühren zu bezahlen. Allerdings kann sich der Gläubiger nicht einfach selber aussuchen, wie hoch diese Spesen sein sollen.

Mahngebühren zwischen 1 und 4 Euro gelten oft als legitim. Fallen diese höher aus, kannst du dich wahrscheinlich dagegen wehren. Denn es dürfen im Grunde nur die entstandenen Material- und Portokosten als Mahngebühren angerechnet werden. Und diese fallen normalerweise nicht viel höher als 4 Euro aus.

Wird also eine relativ hohe Mahnpauschale berechnet, dann informiere dich über die genaue Aufteilung der Kosten. Den Rechnungsbetrag solltest du aber auf jeden Fall schon bezahlen.

Wie holst du zu viel gezahlte Mahngebühren zurück?

Es gibt für Gebühren eine sogenannte Verjährungsfrist. Diese beläuft sich auf drei Jahre. Solltest du also innerhalb der letzten drei Jahre unzulässige Mahngebühren bezahlt haben, kannst du diese zurückfordern.

  • Bis zu drei Jahre
  • Schreibe an das Unternehmen
  • Erwähnung eines rechtskräftigen Urteils vorteilhaft

Schicke dafür ein Schreiben an das Unternehmen mit der Aufforderung einer Rückzahlung deiner bereits gezahlten Mahngebühren. Am besten verweist du darin auch auf ein, zu deinem Fall passendes, Urteil. Denn wenn es bereits ein erfolgreich geklagtes Urteil von einem Gericht gibt, steigen deine Chancen, dass das Unternehmen eine Rückzahlung veranlasst.

In vielen Fällen reagiert das Unternehmen wahrscheinlich nicht auf dein Schreiben. Dann kannst du dich bei der zuständigen Schlichtungsstelle beschweren. Diese solltest du auf der Webseite des Unternehmens finden.

Was passiert, wenn man die Mahngebühr nicht bezahlt?

Sind die Mahngebühren gerechtfertigt, dann ist es sinnvoll, diese auch zu bezahlen. Zahlst du nämlich den offenen Rechnungsbetrag inklusive Mahngebühren nach der ersten Mahnung nicht, steigen die Kosten nur weiter an. Für jede weitere Mahnung können wieder Mahngebühren verrechnet werden. Auch diese dürfen nur so hoch sein, wie die tatsächlich angefallen Kosten des Mahnschreibens.

Mahngebühren

Bei vielen Unternehmen ist es üblich in drei Mahnstufen zu mahnen. Nach der letzten Mahnung werden rechtliche Folgen angekündigt und oft ein Inkassobüro eingeschaltet. (Bildquelle: Tingey Injury Law Firm/ Unsplash)

Am Ende der in der ersten Mahnung gesetzten Frist kann der Gläubiger Verzugszinsen von dir verlangen. Dadurch erhöhen sich deine Gebühren zusätzlich. Sollte dann nach der letzten Mahnung immer noch nicht bezahlt werden, können auch noch Inkassokosten dazu kommen. Es ist daher nicht zu empfehlen, deine offene Rechnung weiterhin nicht zu bezahlen.

Was ist der Unterschied zwischen Mahngebühren und Verzugszinsen?

Als Mahngebühren werden jene Kosten bezeichnet, die für den Gläubiger bei der Versendung einer Mahnung entstehen. Es handelt sich also hauptsächlich um Material- und Portokosten. Diese belaufen sich meist auf 1 bis 4 Euro. Sie dürfen keine Kosten wie Personalaufwand enthalten.

Verzugskosten werden zusätzlich zu den Mahngebühren verrechnet. In einer Mahnung wird dir eine weitere Zahlungsfrist eingeräumt. Kommst du dieser nicht nach, kann der Gläubiger ab Ende dieser Frist Verzugszinsen von dir verlangen. Deren Höhe ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Der Verzugszinssatz pro Jahr beträgt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz(8). Grundlage zur Berechnung der Verzugszinsen ist der Betrag, den du dem Gläubiger schuldest.

Sind Mahngebühren und Inkassokosten das Gleiche?

Nein. Mahngebühren sind die tatsächlichen Kosten, die für das Versenden einer Mahnung entstanden sind. Das sind Kosten für Papier, Briefumschläge und Porto. Sie belaufen sich meist auf 1 bis 4 Euro.

Zusätzlich zu den Mahngebühren, können dann auch noch Inkassokosten für dich hinzukommen. Das bestätigt auch ein Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom September 2011(9). Diese Kosten entstehen, wenn der Gläubiger die Eintreibung der offenen Forderung an eine Inkassofirma überträgt. Sie sind meist wesentlich höher.

Es gilt aber, dass diese Aufwendungen erforderlich und zweckmäßig sein müssen. Die Höhe dieser Gebühren richtet sich nach dem Gesetz zur Vergütung von Rechtsanwälten (RVG) und hängt von der Höhe deiner Schuld, dem sogenannten Gegenstandswert, ab(10).

Wie oft können Mahngebühren verrechnet werden?

Für jedes Mahnschreiben fallen neue Gebühren an.

Ab Ende der vereinbarten Zahlungsfrist kann der Gläubiger eine Mahnung an dich schicken. Dessen Gebühren kann er dir bereits als Mahngebühren verrechnen. Es ist üblich, in drei Mahnstufen zu mahnen. Das heißt, dass grundsätzlich für jede Mahnung Gebühren für dich anfallen.

Pro Mahnung wird eine neue Frist gesetzt, in der du deine Rechnung begleichen kannst. Vor Ablauf dieser neuen Frist entstehen dann keine weiteren Kosten. Wenn du deine Rechnung wiederum nicht bezahlst, kann dir der Gläubiger bei drei Mahnstufen also bis zu dreimal Mahngebühren verrechnen.

Kann man als Privatperson Mahngebühren verlangen?

Ja. Denn grundsätzlich gilt, wer eine Rechnung ausstellen darf, darf auch eine Mahnung schreiben. Die dafür anfallenden Mahngebühren kannst du vom Schuldner verlangen. Es gibt allerdings einige Punkte zu beachten:

  • Rechnung ausstellen
  • Angemessene Zahlungsfrist vereinbaren
  • Frist abwarten
  • Mahnung mit Angabe der Mahngebühren verschicken

Bei einem privaten Verkauf solltest du zuerst eine Rechnung ausstellen und darin eine angemessene Zahlungsfrist angeben. Das zählt dann als erste Zahlungsaufforderung. Ist diese Frist verstrichen, kannst du eine erste Mahnung versenden.

Sie stellt gleichzeitig die zweite Zahlungsaufforderung dar und du kannst dafür bereits Mahngebühren verlangen. Allerdings dürfen nur die tatsächlich anfallenden Kosten, wie zum Beispiel für Briefumschlag und Porto, als Mahngebühren verrechnet werden.

Fazit

Mahngebühren sind die Kosten, die für den Gläubiger für das Versenden einer Mahnung anfallen. Dazu zählen Kosten für Papier, Briefumschläge und Porto. Personalaufwand oder technische Kosten dürfen nicht dazu gerechnet werden. In der Regel belaufen sich die Gebühren auf 1 bis 4 Euro pro Mahnung.

Wenn du deine offene Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlst, kann dir der Gläubiger eine erste Mahnung zukommen lassen und bereits Mahngebühren verlangen.

Dies kann in der Regel bis zu dreimal passieren, solltest du die jeweils neue Zahlungsfrist wiederum nicht einhalten. Damit keine weiteren Kosten wie Verzugszinsen oder Inkassokosten hinzukommen, ist es anzuraten, die offene Rechnung ehestmöglich zu begleichen.

Bildquelle: Popov/ 123rf

Einzelnachweise (10)

1. Dejure.org: BGB § 286 Verzug des Schuldners
Quelle

2. Gesetze-im-internet.de: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 286 Verzug des Schuldners
Quelle

3. Gesetze-im-internet.de: Abgabenordnung (AO) § 240 Säumniszuschläge
Quelle

4. Gesetze-im-internet.de: Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz (VwVG)
Quelle

5. Justiz.nrw.de: Oberlandesgericht Düsseldorf, I-6 U 84/13
Quelle

6. Gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de: AGB eines Telekommunikationsdienstleistungsunternehmens: Zulässigkeit der Berechnung pauschaler Mahngebühren, pauschaler Rücklastschriftkosten und pauschaler Kosten aufgrund der Sperrung einer SIM-Karte
Quelle

7. Juris.bundesgerichtshof.de: Urteil des BGH - VIII ZR 95/18
Quelle

8. Gesetze-im-internet.de: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 288 Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
Quelle

9. Bundesverfassungsgericht.de: BVerfG, Beschluss der 1. Kammer des Ersten Senats vom 07. September 2011 - 1 BvR 1012/11 -, Rn. 1-23.
Quelle

10. Gesetze-im-internet.de: Anlage 2 (zu § 13 Absatz 1 Satz 3)
Quelle

Warum kannst du mir vertrauen?

BGB § 286 Verzug des Schuldners
Dejure.org: BGB § 286 Verzug des Schuldners
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Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 286 Verzug des Schuldners
Gesetze-im-internet.de: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 286 Verzug des Schuldners
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Abgabenordnung (AO) § 240 Säumniszuschläge
Gesetze-im-internet.de: Abgabenordnung (AO) § 240 Säumniszuschläge
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Verwaltungs-Vollstreckungsgesetz (VwVG)
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Oberlandesgericht Düsseldorf, I-6 U 84/13
Justiz.nrw.de: Oberlandesgericht Düsseldorf, I-6 U 84/13
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AGB eines Telekommunikationsdienstleistungsunternehmens: Zulässigkeit der Berechnung pauschaler Mahngebühren, pauschaler Rücklastschriftkosten und pauschaler Kosten aufgrund der Sperrung einer SIM-Karte
Gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de: AGB eines Telekommunikationsdienstleistungsunternehmens: Zulässigkeit der Berechnung pauschaler Mahngebühren, pauschaler Rücklastschriftkosten und pauschaler Kosten aufgrund der Sperrung einer SIM-Karte
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Urteil des BGH - VIII ZR 95/18
Juris.bundesgerichtshof.de: Urteil des BGH - VIII ZR 95/18
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Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 288 Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
Gesetze-im-internet.de: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 288 Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
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BVerfG, Beschluss der 1. Kammer des Ersten Senats vom 07. September 2011 - 1 BvR 1012/11 -, Rn. 1-23.
Bundesverfassungsgericht.de: BVerfG, Beschluss der 1. Kammer des Ersten Senats vom 07. September 2011 - 1 BvR 1012/11 -, Rn. 1-23.
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Anlage 2 (zu § 13 Absatz 1 Satz 3)
Gesetze-im-internet.de: Anlage 2 (zu § 13 Absatz 1 Satz 3)
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