Zuletzt aktualisiert: 10. Mai 2021

Eine Nebenkostenabrechnung, welche häufig auch als Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung bezeichnet wird, umfasst alle über das Jahr anfallende Nebenkosten. Jedoch kommt es bei der Abrechnung häufig zu Unstimmigkeiten oder Fehlern.

In diesem Ratgeber wollen wir dir alle wichtigen Informationen rund um das Thema Nebenkostenabrechnung liefern. Weiterhin haben wir die am häufigsten gestellten Fragen gesammelt und beantwortet, damit du weißt, auf was du bei deiner Nebenkostenabrechnung achten solltest.




Das Wichtigste in Kürze

  • Eine Nebenkostenabrechnung ist häufig mit Fehlern verbunden, welche die zu zahlenden Kosten erhöhen können.
  • Um unnötige oder fehlerhafte Kosten zu vermeiden empfiehlt es sich die Abrechnung entweder selbst oder von einem Experten überprüfen zu lassen.
  • Bei falschen oder unvollständigen Angaben kann der Mieter einer Betriebskostenabrechnung widersprechen.

Hintergründe: Was du über das Thema Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung wissen solltest

Im Folgenden haben wir die häufigsten Fragen zum Thema Nebenkostenabrechnung dargestellt und in kurzen Abschnitten beantwortet.

Was sind Nebenkosten und welche gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkosten umfassen alle neben der Miete anfallenden Betriebskosten. Die in die Nebenkostenabrechnung gehörenden Kosten sind in der Betriebskostenverordnung verschriftlicht. Zu diesen Nebenkosten gehören (1):

  • Grundsteuer
  • Strom-, Wasser- und Heizkosten
  • Fahrstuhlkosten
  • Müllabfuhr / Straßenreinigung
  • Hausreinigung
  • Servicekräfte, z.B. Hausmeister, Schornsteinfeger, etc.
  • Versicherungen
  • Antennen- / Kabelanschluss
  • Sonstige Betriebskosten

Zu den "Sonstigen Betriebskosten" gehören alle im Mietvertrag festgesetzten Nebenkosten. Diese können z.B. die Instandhaltung von Raumeldern beinhalten. Im Durchschnitt betragen die Nebenkosten in Deutschland 2,17 Euro (1).

Jedoch sind die Kosten auch vom Standort abhängig. So sind die Nebenkosten in Mönchengladbach am höchsten (2). In München hingegen sind die Nebenkosten mit rund 1.850 Euro am niedrigsten (9).

Welche Fristen sind bei einer Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung­ zu beachten?

Vermieter haben eine Frist von zwölf Monaten und somit einen Zeitraum von einem Kalenderjahr, um die Nebenkostenabrechnung dem Mieter vorzulegen (6). Zudem besitzen Vermieter eine Korrekturfrist von zwölf Monaten ab Ablauf des Abrechnungszeitraums, in welcher sie die Nebenkostenabrechnung anpassen dürfen.

Bei einer Fristüberschreitung verfallen jegliche Ansprüche.

Mieter andererseits haben 30 Tage Zeit, um vom Vermieter gestellte Nachforderungen zu begleichen. Weiterhin besteht eine Widerspruchsfrist von zwölf Monaten, in welcher der Mieter eine Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung anfechten kann.

Drei Jahre nach Ablauf des Abrechnungszeitraums verjährt eine Nebenkostenabrechnung. Das bedeutet, dass sowohl Mieter als auch Nachmieter ihren Anspruch auf eventuelle Nachforderungen verlieren.

Was sind die häufigsten Fehler in Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung­en?

Nebenkostenabrechnungen enthalten häufig Fehler, welche zu höheren Ausgaben führen. Daher wird empfohlen die Abrechnung immer zu kontrollieren. Statistiken zeigen, dass durch eine Prüfung und Korrektur der Nebenkostenabrechnung durchschnittlich 221 Euro gespart werden können (3). Die häufigsten Fehler werden folgend tabellarisch dargestellt (4, 5):

Fehler Prüfung / Korrektur
Warmwasserkosten werden mit einer Formel  berechnet Wenn die Warmwasserkosten nicht nach Verbrauch berechnet werden, darf der Posten um 15 % reduziert werden.
Abrechnung von Kosten, die nicht im Mietvertrag verschriftlich sind Nebenkosten, welche nicht im Vertrag stehen, müssen diese vom Mieter nicht bezahlt werden.
Abrechnung unzulässiger Nebenkosten Berechnet der Vermieter Nebenkosten, die er selbst zu tragen hat, kann der Mieter der Abrechnung widersprechen.
Überschreitung der Zustellungsfrist Hält der Vermieter die Abrechnungsfrist von einem Jahr nicht ein, entfällt sein Anspruch auf Nachzahlungen.
Fehlerhafte oder fehlende Verteilerschlüssel Eine korrekte Berechnung kann nur mit korrekten und vollständigen Angaben im Mietvertrag über die Verteilerschlüssel erfolgen.
Fehlerhafter Abrechnungszeitraum Der Mieter muss nur die Nebenkosten übernehmen, welche entstanden sind, während er im Haus gewohnt hat.
Gewerbeeinheit im Haus Werden die gewerblichen Kosten nicht herausgerechnet, kann der Abrechnung zunächst widersprochen werden und sich nach den Kosten erkundigt werden.

Fehler in der Nebenkostenabrechnung sind fast immer mit höheren Ausgaben verbunden. Daher sollten die genannten Nebenkosten gut überprüft werden, um die häufigsten Fehler zu vermeiden. Sowohl für Mieter als auch für Vermieter

Welche Regeln und Pflichten gibt es bei einer Nebenkostenabrechnung?

Für beide Parteien, Mieter und Vermieter, bestehen verschiedene Regeln und Pflichten bei einer Nebenkostenabrechnung (10, 11).

Welche Regeln und Pflichten haben Mieter?

Mieter sind dazu verpflichtet die im Mietvertrag vereinbarten Nebenkosten fristgerecht zu begleichen. Wenn dem Mieter bei der Überprüfung der Abrechnung Fehler oder Unstimmigkeiten auffallen, darf er dieser widersprechen. Hierbei gilt jedoch eine Widerspruchsfrist von zwölf Monaten, nach welchen eventuelle Ansprüche verfallen.

Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung ist sowohl für Mieter als auch für Vermieter mit bestimmten Regeln und Verpflichtungen verbunden. Da diese jedoch häufig vernachlässigt werden, wird oft über die Abrechnungen gestritten. (Bildquelle: Susanne Neumair/ Unsplash)

Ansonsten haben Mieter 30 Tage Zeit, um die Nebenkosten zu bezahlen. Hierbei können Nachzahlungen auch in Raten bezahlt werden, solange der Vermieter dies erlaubt.

Welche Regeln und Pflichten haben Vermieter?

Vermieter sind dazu verpflichtet einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung aufzustellen. Diese Abrechnung muss schriftlich erfolgen und die Länge des Abrechnungszeitraums darf zwölf Monate nicht überschreiten.

Auch bei einer verspäteten Abrechnung muss ein vorhandenes Nebenkostenguthaben an den Mieter ausbezahlt werden.

Äußert der Mieter Zweifel an der Nebenkostenabrechnung oder möchte wissen, wie die Berechnungen zustande kommen, ist der Vermieter dazu verpflichtet die Originalbelege vorzuweisen. Zu diesen Originalbelegen gehören unter anderem Kontoauszüge, Verträge oder Lieferscheine.

Wo kannst du deine Nebenkostenabrechnung überprüfen lassen?

Wenn Zweifel an der Berechnung der Betriebskosten bestehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Abrechnung überprüfen zu lassen (5). Eine Anlaufstelle ist der Mieterverein vor Ort. Dort finden sich Fachkräfte, welche einen bei der Überprüfung unterstützen können. Um Mitglied des Vereins zu werden, müssen Jahresgebühren sowie eine einmalige Aufnahmegebühr gezahlt werden.

Eine weitere Möglichkeit liegt darin, sich an einen spezialisierten Rechtsdienstleister zu wenden. So finden sich zahlreiche Unternehmen, welche sich darauf spezialisiert haben, Nebenkostenabrechnungen zu kontrollieren.

Auch kann eine Abrechnung von einem Rechtsanwalt überprüft werden. Dieser kann anschließend auch den Schriftverkehr übernehmen. Oft erfolgt die Überprüfung der Abrechnung von einem Rechtsanwalt innerhalb von 24 Stunden.

Wie kannst Du einer Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung widersprechen?

Bei fehlerhaften oder unvollständigen Nebenkosten kann der Mieter einer Abrechnung widersprechen und den Vermieter um Korrektur bitten (10). Dabei gilt eine Widerspruchsfrist von zwölf Monaten. Wurde die Abrechnung zu hoch berechnet und muss der Vermieter innerhalb von 30 Tagen die Ausgaben zurückerstatten.

Es gilt zu beachten, dass bei einem Widerspruch genau zu erklären ist, welche Nebenkosten nicht akzeptiert werden. Ungenaue oder unbegründete Einwände reichen nicht aus, um einer Nebenkostenabrechnung zu widersprechen.

Welche Formalien sind beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung zu beachten?

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung finden sich formelle Anforderungen, welche laut Gesetz eingehalten werden sollen (7). Zunächst muss eine Abrechnung vollständig sein und die Gesamtkosten mit den einzelnen Positionen beinhalten. Die Darstellung muss dabei getrennt nach den verschiedenen Nebenkostenarten  erfolgen.

Weiterhin muss der Verteilerschlüssel sowie ein spezifischer Abrechnungszeitraum festgelegt werden. Auch die Berechnung des Mieteranteils aller im Haus anfallenden Kosten muss nachvollziehbar dargestellt werden.

Nebenkostenabrechnung

Damit eine Nebenkostenabrechnung auch gültig ist, müssen gewisse Formalia eingehalten werden. (Bildquelle: Scott Graham/ Unsplash)

Zuletzt müssen auch die vom Mieter geleisteten Abschlagszahlungen in der Abrechnung dargelegt werden. Insgesamt sollen Abrechnungen so gestaltet werden, dass jeder die Abrechnung lesen und verstehen kann. Dennoch finden sich viele unverständlich formulierte Nebenkostenabrechnungen, in welchen eventuelle Fehler nur schwer zu erkennen sind.

Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden?

Grundsätzlich müssen Mieter nur solche Nebenkosten zahlen, die auch in ihrem Mietvertrag verschriftlicht sind (7, 8). Der Vermieter darf dabei auch auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung verweisen, statt die einzelnen Kostenpositionen aufzulisten.

Nebenkosten, welche nicht im Mietvertrag stehen, müssen vom Mieter nicht bezahlt werden. Auch folgende Nebenkosten dürfen vom Vermieter nicht umgelegt werden:

  • Verwaltungskosten
  • Instandhaltungskosten
  • Bankgebühren

Bei Unstimmigkeiten oder Unsicherheiten kann der Mieter sich immer beim Vermieter erkundigen, wie die Kosten sich zusammensetzen. Einmalige Kosten, wie z.B. Reparaturen, sind nie teil einer korrekten Nebenkostenabrechnung und müssen nicht vom Mieter gezahlt werden.

Welche Nebenkosten-Verteilerschlüssel gibt es?

Der Verteilerschlüssel für die Nebenkosten, welcher auch als Umlageschlüssel bezeichnet wird, gestaltet sich nach dem Mietvertrag. Um die anfallenden Nebenkosten zu berechnen, gibt es verschiedene Nebenkosten-Verteilerschlüssel, welche in der folgenden Tabelle dargestellt werden (6).

Nebenkosten-Verteilerschlüssel Erklärung
Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohnfläche Mit diesem können die Wasser- / Abwasserkosten berechnet werden.
Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch Dieser Verteilerschlüssel dient der Berechnung von Warmwasser- und Heizkosten.
Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit Dieser berechnet z.B. Grundsteuerkosten oder Kabelanschlusskosten.
Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenzahl Mit diesem können die Abfallgebühren berechnet werden.

Es wird empfohlen die Wohnungsgröße nachzumessen und mit den Angaben im Mietvertrag zu vergleichen. Wird die Wohnfläche im Mietvertrag größer angegeben, als sie tatsächlich ist, muss der Mieter weniger Nebenkosten zahlen.

Fazit

Eine Nebenkostenabrechnung und ihre Überprüfung kann zunächst sehr komplex erscheinen. Dennoch empfehlen wir dir, deine Abrechnung Korrektur zu lesen, um mögliche Fehler und eventuelle zu hohe Kosten zu vermeiden. Auch kann es sich lohnen die Betriebskosten von einem externen Experten überprüfen zu lassen.

Zudem empfehlen wir, dich im Zweifel an deinen Vermieter zu wenden und dir die Originalbelege anzusehen. Mit dieser Maßnahme kannst du unzulässige Nebenkosten vermeiden und zugleich erfahren, wie deine Nebenkosten berechnet wurden.

Bildquelle: Bartolomiej Pietrzyk/ 123rf

Einzelnachweise (11)

1. statista.com: Betriebskostenspiegel für Deutschland im Jahr 2018
Quelle

2. statista.com: Die 50 teuersten Städte - Durchschnittliche Gesamtsumme der jährlichen Nebenkosten einer vierköpfigen Familie (Strom, Gas, Wasser und Müll) in Euro
Quelle

3. mineko.de: Diese 4 Fehler machen Ihre Nebenkostenabrechnung ungültig
Quelle

4. t-online.de: Alles korrekt? Wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen
Quelle

5. finanztip.de: So überprüfst Du Deine Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung
Quelle

6. homeday.de: Nebenkostenabrechnung erstellen: Was Vermieter wissen müssen
Quelle

7. mineko.de: Nebenkostenabrechnung – warum sich eine Prüfung lohnt!
Quelle

8. immobilienscout24.de: Nebenkosten berechnen
Quelle

9. wohnglueck.de: Studie vergleicht Nebenkosten: So schneidet eure Stadt ab
Quelle

10. haufe.de: Nebenkostenabrechnung erstellen: Rechte und Pflichten für Vermieter
Quelle

11. movinga.com: Nebenkostenabrechnung – Rechte, Pflichten & häufigste Fehler
Quelle

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Betriebskostenspiegel für Deutschland im Jahr 2018
statista.com: Betriebskostenspiegel für Deutschland im Jahr 2018
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Die 50 teuersten Städte - Durchschnittliche Gesamtsumme der jährlichen Nebenkosten einer vierköpfigen Familie (Strom, Gas, Wasser und Müll) in Euro
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