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Zuletzt aktualisiert: 23. Juni 2021

Wenn du jemand bist, der oft aus beruflichen Gründen verreisen muss, dann solltest du dich mit dem Thema Reisekosten näher auseinandersetzen. Denn die Fahrten zu Kunden, zur Filiale oder zu Seminaren, sowie auch zu Messen gelten als Dienstreisen. Dienstreisen können in Deutschland von der Steuer abgesetzt werden.

Wir stellen dir hier in unserem umfangreichen Ratgeber vor, welche Kosten genau zu den Reisekosten zählen. Auch beantworten wir dir die meist gestellten Fragen, die zum Thema Reisekosten gestellt werden.




Das Wichtigste in Kürze

  • Wer aufgrund seines Berufes viel verreisen muss, kann die dafür entstehenden Verpflegungsmehraufwand, sowie die Reiseneben-, Übernachtungs- und Fahrtkosten, als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen.
  • Der Verpflegungsmehraufwand ist Pauschalen unterworfen, welche nach Zeitraum der Abwesenheit gestaffelt sind. Diese Verpflegungspauschalen kann dein Arbeitgeber jedoch auch steuerfrei erstatten.
  • Wer nur Übernachtungskosten hat, kann diese auch bei der Steuererklärung geltend machen. Hier ist es jedoch wichtig die Belege zusammen, da es keine Pauschbeträge vorhanden sind.

Hintergründe: Was sind Reisekosten?

Im folgenden Abschnitt findest du wichtigsten Fragen, welche zum Thema Reisekosten häufig gestellt werden und erhältst unsere Antworten darauf. Wir hoffen, dass du dann ein besseres Verständnis dafür bekommst, welche Kosten bei Dienstreisen du steuerlich geltend machen kannst.

Was sind Reisekosten?

Zu den Reisekosten gehören all jene Kosten, welche im Rahmen einer Reise entstehen, wie zum Beispiel Transportkosten (Fahrtkosten für Auto, Flugzeug, Eisenbahn oder Schiff), Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten und Übernachtungskosten(1).

Reisen müssen beruflich veranlasst sein.

In welchen Umfang und ob Reisekosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden dürfen, ist abhängig davon, ob die Reise einen betrieblichen beziehungsweise beruflichen Hintergrund hat.

Bei Reisen die betriebliche oder berufliche Gründe haben, ist die Rede von Betriebsausgaben bei Selbstständigen und Werbungskosten bei Arbeitnehmern. Wenn jedoch Arbeitnehmer Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, müssen sie diese von ihren Werbungskosten abziehen.

Welche Kosten gehören zu den absetzbaren Reisekosten?

Grundsätzlich kannst du nur Kosten absetzen, welche du auch selbst tragen musstest. Denn wenn dir der Arbeitgeber Kosten erstattet, musst du sie von deinen Reisekosten abziehen. Alternativ kannst du auch den Erstattungsbetrag in der Steuererklärung angeben. Zu den Reisekosten welche steuermindernd berücksichtigt werden können gehören die folgenden Kosten:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Fahrtkosten können entstehen einerseits, wenn du mit dem privaten Fahrzeug Dienstfahrten erledigst(2). Andererseits können sie auch durch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel entstehen(2).

Fahrten mit Privatfahrzeug

Wenn du mit deinem privaten Fahrzeug berufliche Fahrten erledigst, kannst du für pro gefahrenen Kilometer eine Pauschale ansetzen(3). Dafür musst du auch keine Nachweise erbringen. Die Pauschale ist je nach Fahrzeugtyp unterschiedlich(4):

Fahrzeugtyp Pauschale pro Kilometer
PKW 30 Cent
Motorolle oder Motorrad 20 Cent
Mofa, Moped oder Elektrofahrrad 20 Cent

Solltest du nur mit einem herkömmlichen Fahrrad berufliche Fahrten erledigen, kannst du dafür keine Kilometerpauschale geltend machen. Doch du kannst die tatsächlich entstandenen Kosten wie etwa die Anschaffungskosten absetzen(5). Dies ist jedoch nur anteilig möglich, wenn du das Fahrrad auch privat nutzt.

Höhere Kosten musst du nachweisen.

Es kann auch vorkommen, dass deine Kosten bei Fahrten mit dem eigenen Auto höher sind als wie die Pauschale. In dem Fall kannst du dann höhere Kilometerkosten angeben. Diese höheren Kosten musst du dann jedoch durch Nachweise belegen können.

Dafür musst du die Gesamtkosten deines Fahrzeugs berechnen. Davon kannst du dann den Teil berechnen, welcher durch berufliche Fahrten entstanden ist. Am einfachsten ist es, wenn du das ganze Jahr ein Fahrtenbuch führst und zudem alle Quittungen für dein Auto sammelst.

Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Falls du für Dienstreisen die öffentlichen Verkehrsmittel benutzt hast, benötigst  du die einzelnen Belege für jede Bahn-, Taxi- oder Busfahrt. Diese Aufwendungen kannst du dann mit dem vollen Betrag in der Steuer ansetzen.

Wenn du gerne für Bahnfahrten die Kosten einer Bahncard steuerlich berücksichtigen möchtest, könnte es problematisch werden. Bei der Bahncard 50 oder auch Bahncard 25 senkt sich der Preis pro Fahrt. Hast du hingegen eine Bahncard 100 kannst du das deutsche Schienennetz komplett und beliebig oft für ein Jahr nutzen.

Das Problem von Bahnkarten ist jedoch, dass diese auch für private Fahrten eingesetzt werden können. Hast du die Bahncard selbst bezahlt und für Dienstreisen oder Fahrten zu Vorstellungsgesprächen verwendet, kannst du zumindest dafür einen Anteil steuerlich geltend machen. Jedoch musst du dann den Anteil aus der Gesamtfahrleistung rausrechnen oder nachvollziehbar schätzen.

Übernachtungskosten

Zu den Übernachtungskosten gehören nur die Aufwendungen, welche du für die Unterkunft in einem Hotel oder anderem Beherbergungen bezahlt hast(4). Davon ausgenommen sind Kosten für Mahlzeiten.

Übernachtungskosten kannst du nur für Einzelzimmer geltend machen. (Bildquelle: Rhema Kallianpu / Unsplash)

Für die Übernachtungskosten benötigst du jeweils Einzelnachweise. Wenn deine Rechnungen fürs Hotel Kosten für Übernachtung und Mahlzeiten enthält, musst du die Kosten für die Mahlzeiten abziehen. Hast du bei einer solchen Rechnung nur einen Gesamtbetrag über Verpflegung und Übernachtung gegeben, wird der Betrag pauschal gekürzt(4):

Mahlzeit Pauschale pro Tag
Frühstück 5,60 Euro (20 % der Tagespauschale)
Mittagessen 11,20 Euro (40 % der Tagespauschale)
Abendessen 11,20 Euro (40 % der Tagespauschale)

Die Tagespauschale für Verpflegung beträgt 28 Euro pro Tag, im Falle einer Vollpension bleibt dir davon nichts mehr übrig. Falls du aufgrund der gemeinsamen Nutzung der Unterkunft mit einer privaten Begleitperson höhere Übernachtungskosten hast, kannst du nur die Kosten ansetzen, welche bei alleiniger Nutzung angefallen wären.

Solltest du keine Übernachtungsbelege mehr haben, darfst du im Ausnahmefall die Kosten dafür schätzen, wenn diese zweifelsfrei entstanden sind. Wenn du in einem Doppelzimmer übernachtet hast, kannst du die Kosten ansetzen, welche bei Belegung eines Einzelzimmers im gleichen Hotel entstanden wären.

Wir empfehlen dir im Hotel zu fragen, ob du eine Rechnung für die Belegung eines Einzelzimmers bekommen kannst. Alternativ kannst du die Preisliste des Hotels aufbewahren und dir daraus die Differenz zwischen Einzel- und Doppelzimmerpreisen berechnen.

Verpflegungsmehraufwand

Nach aktuellen Einkommensteuergesetz darfst du Mehraufwendungen für die Verpflegung bei dienstlichen Reisen steuerlich geltend machen. Hierfür sind feste Pauschalbeträge vorgegeben. Seit 2020 gelten die folgenden pauschalen Sätze(9):

  • 28 Euro pro Tag (bis 2019: 24 Euro), für Reisen bei denen du mindestens 24 Stunden von Zuhause und deiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt bist.
  • 14 Euro (bis 2019: 12 Euro), wenn du mindesten 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden beruflich Unterwegs bist.
  • Die 14 Euro kannst du bei mehrtägigen Reisen auch für den An- und Abreisetag ansetzen (bis 2019: 12 Euro).

Dein Arbeitgeber hat die Möglichkeit dir diese Pauschalen sozialversicherungs- und steuerfrei zu erstatten. Der wichtigste Punkt dabei ist die Abwesenheit von deiner ersten Tätigkeitsstätte.

Sollte dein Arbeitgeber mehr als wie vorgesehen, ist er verpflichtet die Beträge pauschal zu versteuern. Grundsätzlich sind diese Pauschalbeträge für die Verpflegung bindend. Es gelten nur dann Ausnahmen, wenn du beispielsweise Geschäftspartner auf Reisen bewirtet hast.

Kosten bei der Bewirtung von Geschäftspartnern des Arbeitgebers und ggf. Teamkollegen darfst du steuerlich absetzen. (Bildquelle: The Storyteller Agency / Unsplash)

Sollte dein Gehalt variable, erfolgsabhängige Bestandteile enthalten, kannst du auch dann höhere Kosten geltend machen, wenn du (Team-)Kollegen bewirtest.

Pauschbeträge für Auslandreisen

Je nach Staat können auch für berufliche Auslandsreisen verschiedene Pauschalen gelten(6). Diese werden als Auslandstagegelder bezeichnet und pro Jahr vom Bundesfinanzministerium an die Preisentwicklung in den einzelnen Staaten angepasst.

Das Ministerium stellt hierfür pro Jahr in einem Schreiben fest wie hoch die Pauschalen je nach Land sind(6). Die Pauschalen, die für Luxemburg gelten, können immer dann angesetzt werden, wenn das Land in welches du reist nicht im Schreiben enthalten ist.

Reisenebenkosten

Alle die neben den schon genannten Kosten auftreten und im Zusammenhang mit deiner Dienstreise stehen, können auch steuerlich berücksichtigt werden(4). Dazu gehören die Kosten für:

  • Aufbewahrung und Beförderung deines Gepäcks.
  • Schriftverkehr und Telefonate mit dem Arbeitgeber oder dazugehörigen Geschäftspartnern, welche beruflichen Inhalt haben.
  • Parkplatz und Straßennutzung.
  • Eine obligatorische Reisegepäcksversicherung
  • Den Verlust von persönlichen und notwenigen Reisegepäcks, aufgrund eines Diebstahls
  • Einen Schaden aufgrund eines Verkehrsunfalls.

Andere Aufwendungen, welche von privater Natur sind wie Massagen, private Telefonate, Pay-TV oder Minibar dürfen nicht angesetzt werden. Auch Kosten die dir bei der Anschaffung für Koffer, Bekleidung oder sonstiger Ausrüstung für die Reise entstanden sind lassen sich nicht berücksichtigen.

Für manche Reisenebenkosten wirst du im Normalfall keine Quittung bekommen, weshalb du dir hierfür einen Eigenbeleg erstellen kannst. Darauf müssen der Ort, das Datum, der bezahlte Betrag und die Dienstleistung stehen.

Wer kann Reisekosten geltend machen?

Reisekosten können beispielsweise nicht nur von Arbeitnehmern geltend gemacht werden, sondern auch von einigen anderen Anspruchsgruppen. Auch besondere Umstände, welche einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben können steuermindernd wirken.

Fahrtkosten für Bewerber

Wer zu einem Bewerbungsgespräch reisen muss, übt eine berufliche Auswärtstätigkeit aus(4). Deshalb kannst du die entstehenden Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dies ist jedoch nur dann gültig, sollte dir dein potenzieller Arbeitgeber keine Reisekosten erstattet haben.

Berufliche Reise und privater Urlaub

Solltest du nach einer Dienstreise noch privaten Aufenthalt anhängen, dann ist es nur für den dienstlichen Teil möglich Kosten abzusetzen. Wichtig hierfür ist, dass du berufliche und private Kosten trennen kannst.

Trennbarkeit von beruflichen und privaten Kosten.

Deine Kosten werden dann zu nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung, wenn du die Kosten trotz Schätzung nicht trennen kannst. In der Praxis werden die Kosten danach aufgeteilt, wie viel Zeit auf den beruflich und privat veranlassten Anteil der Reise entfallen.

Beispielrechnung für solche ungetrennten Kosten:

Du bist zu einer Messeveranstaltung nach Warschau gefahren und dafür an einem Sonntagmorgen von Zuhause abgereist. Die Messe hat ganztägig von Mittwoch bis Freitag stattgefunden. Zurückgereist nach Hause bist du dann den Tag darauf am Abend.

Als Werbungskosten kannst du zwei Übernachtungen (von Mittwoch bis Freitag) und deine Messegebühren ansetzen. Kosten für die Zugfahrt musst du nach den Veranlassungsbeiträgen aufteilen, da diese sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind.

Die Aufteilung müsste dann lauten: 4 Siebtel privat und 3 Siebtel beruflich. Verpflegungsaufwendungen kannst du lediglich nach den hierfür vorgesehenen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für die drei dienstlichen Reisetage ansetzen.

Die erste Tätigkeitsstätte

Das Gesetz sieht vor, dass du dann eine erste Tätigkeitsstätte hast, solltest du arbeitsvertraglich oder dienstrechtlich einem betrieblichen Arbeitsort dauerhaft zugeordnet sein(7). Dies gilt auch dann, wenn du in einer betrieblichen Arbeitsstätte mindestens ein Drittel deine vertraglich festgelegten Arbeitszeit, zwei ganze Arbeitstage pro Woche oder jeden Arbeitstag arbeitest.

Gesetzlich geht man von einer dauerhaften Zuordnung aus, wenn du unbefristet, über 48 Monate und die gesamte Dauer deines Dienstverhältnisses in einer betrieblichen Arbeitsstätte tätig werden sollst.

Du darfst Fahrtkosten in Höhe der sogenannten Entfernungspauschale veranschlagen. Diese beträgt 30 Cent pro Kilometer für die einfache Wegstrecke. Auch darfst du aufgrund geltender Rechtsprechung lediglich eine erste Tätigkeitsstätte innehaben. Der Vorteil daran ist, dass du Reisekosten ansetzen kannst, wenn du zu einer anderen Arbeitsstätte des Betriebes fahren musst.

Doppelte Haushaltsführung

Wer aufgrund seines Berufes einen doppelten Haushalt führen muss, kann einen Großteil seiner Mehraufwendungen steuermindernd geltend machen. Zu den absetzbaren Kosten zählen dabei sowohl die wöchentlichen Fahrtkosten für Heimfahrten, als auch die Pauschalen für die Verpflegung in den ersten drei Monaten.

Übernachtungspauschalen für Berufskraftfahrer

Wer als Berufskraftfahrer tätig ist und in seinem Fahrzeug nächtigt, darf seit 2020 einen Pauschalbetrag von 8 Euro ansetzen. Zudem können sie auch die üblichen Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen ansetzen. Für Fahrten im In- und Ausland, darf er für jeden Tag, an dem er im Fahrzeug übernachtet und Anspruch auf die Verpflegungspauschale hat, zusätzlich die Pauschale für die Übernachtung absetzen.

Pauschale oder tatsächliche Kosten können abgesetzt werden.

Statt der Übernachtungspauschale, für die keine Nachweise notwendig sind, kann er auch die tatsächlich angefallenen Kosten steuerlich berücksichtigen. Zu diesen Kosten können beispielsweise Toiletten- und Duschgebühren oder auch Kosten für die Reinigung seiner Schlafkabine.

Wir empfehlen in diesem Fall die Quittungen für die tatsächlich entstandenen Kosten aufzubewahren. Übersteigen die tatsächlichen Kosten die Pauschale, kannst du diese in der Steuererklärung geltend machen. Beachte jedoch, dass die aktuelle Rechtsprechung nur eine Möglichkeit von beiden akzeptiert.

Welche Regelungen gelten für Leiharbeiter?

Da die Leiharbeiter können ihre Kosten für dienstliche Fahrten per Reisekostengrundsätzen in der Steuer berücksichtigen. Aber auch Leiharbeiter können eine erste Tätigkeitsstätte haben, wenn auch nur befristet(8).

Das ist dann der Fall, wenn er an einem festen Arbeitsort arbeitet und das die ganze Dauer seines befristeten Arbeitsvertrags. Darum kann er die Pauschale für die Entfernung von seiner Wohnung zum Arbeitsplatz ansetzen.

Sollte der Leiharbeiter aber innerhalb seines aktuelle laufenden Vertrags an einem anderen Ort arbeiten, ist dies kein erster Tätigkeitsort. Das ist so, da der Leiharbeiter nicht während der gesamten Dauer seines Vertrags der zweiten Arbeitsstätte zugeordnet werden kann.

Aus diesem Grund hat er das Recht, bei beruflichen Fahrten mit dem privaten Auto 30 Cent pro gefahrenen Kilometer, für die Hin- und Rückfahrt abzusetzen. Auch er mit Bahn oder Bus fahren und dafür die Kosten für die Fahrscheine steuerlich geltend machen. Zusätzlich kann er für die neuen Einsätze in den ersten drei Monaten Verpflegungsmehraufwendungen absetzen.

Wie kann ich Reisekosten in der Steuererklärung geltend machen?

Deine Werbungskosten kannst du in der Anlage N im Abschnitt "Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten" als Arbeitnehmer geltend machen.

Summiere deine Reisekosten.

Dafür summierst du deine beruflich angefallenen Übernachtungs-, Fahrt- und Reisenebenkosten und überträgst sie in das Formular. Hast du vom Arbeitgeber einen steuerfreien Ersatzbetrag bekommen, trägst du diesen eine Zeile weiter unten ein. Auch ist es möglich den erstatteten Betrag bereits in der ersten Summe von weiter oben abzuziehen.

In der nächsten Zeile kannst du die Pauschalen für die Verpflegung ansetzen. Dafür schlüsselst du auf, wie viele Tage du abwesend warst und die Dauer der Abwesenheit. Solltest Essen erhalten haben, dann müssen zusätzlich Kürzungsbeträge dafür eingetragen werden.

Im Falle von Auswärtstätigkeiten im Ausland braucht das Finanzamt eine gesonderte Aufstellung der Berechnung. Unser Tipp ist, dass du, wenn möglich in deinem Steuerprogramm alle relevanten Aufwendungsbestandteile deiner Dienstreisen anlegst und dokumentierst.

Um deine Reisekosten in der Steuer zu berücksichtigen, fügst du sie in die Anlage N ein. (Bildquelle: Kelly Sikkema / Unsplash)

Diese Liste kann für dich nützlich sein, wenn dein Finanzamt eine Kostenaufstellung fordert. Für weitere Informationen zu Einzelheiten, kannst du das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25. November 2020  zurate ziehen(9). Das Schreiben ist durch viele Beispiele sehr verständlich geschrieben.

Fazit

Reisekosten sind alle Kosten, welche im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Wichtig für die Absetzbarkeit dieser Aufwendungen ist, das die Reisen beruflich veranlasst sind und belegt beziehungsweise glaubhaft gemacht werden können.

Arbeitnehmer können ihre Werbungskosten in der Anlage N  unter Abschnitt "Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten" der Steuererklärung geltend machen. Für Unternehmen gibt es bei der Reisekostenabrechnung keine gesetzlichen oder formalen Vorgaben(10). Jedoch sollte auf Nachvollziehbarkeit und Übersicht geachtet werden.

Bildquelle: Kevin Woblick / 123rf

Einzelnachweise (10)

1. Gabler Wirtschaftslexikon: Reisekosten, Prof. Dr. Dr. h. c. Jürgen Weber
Quelle

2. Gabler Wirtschaftslexikon: Fahrtkosten, Birgitta Dennerlein
Quelle

3. Gabler Wirtschaftslexikon: Entfernungspauschale, Birgitta Dennerlein
Quelle

4. Bundesfinanzministerium: § 9 Werbungskosten
Quelle

5. Lohnsteuerkompakt: Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?
Quelle

6. Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021
Quelle

7. Gabler Wirtschaftslexikon: Arbeitsstätte, Katrin Schmidt
Quelle

8. Bundesfinanzhof: Erste Tätigkeitsstätte bei einem befristeten Beschäftigungsverhältnis, Urteil vom 10. April 2019
Quelle

9. Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern
Quelle

10. Expensya: Gesetzliche Anforderungen bei der Reisekostenabrechnung, 28. Januar 2021
Quelle

Warum kannst du mir vertrauen?

Reisekosten
Gabler Wirtschaftslexikon: Reisekosten, Prof. Dr. Dr. h. c. Jürgen Weber
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Fahrtkosten
Gabler Wirtschaftslexikon: Fahrtkosten, Birgitta Dennerlein
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Entfernungspauschale
Gabler Wirtschaftslexikon: Entfernungspauschale, Birgitta Dennerlein
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§ 9 Werbungskosten
Bundesfinanzministerium: § 9 Werbungskosten
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Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?
Lohnsteuerkompakt: Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?
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Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021
Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021
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Arbeitsstätte
Gabler Wirtschaftslexikon: Arbeitsstätte, Katrin Schmidt
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Erste Tätigkeitsstätte bei einem befristeten Beschäftigungsverhältnis
Bundesfinanzhof: Erste Tätigkeitsstätte bei einem befristeten Beschäftigungsverhältnis, Urteil vom 10. April 2019
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Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern
Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern
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Gesetzliche Anforderungen bei der Reisekostenabrechnung
Expensya: Gesetzliche Anforderungen bei der Reisekostenabrechnung, 28. Januar 2021
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